Gemeinsam dezentral arbeiten – Lösungen für den long run

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Credit: ConvertKit via Unspleash
Wir bei Mittwald lieben Probleme! Die kann man nämlich kreativ lösen und darin sind wir Experten. Der Kundenservice findet eine Antwort auf jede Frage. Die Produktentwicklung ist für euch den neusten Trends auf der Spur. Die HR hat den kompletten Onboarding-Prozess remote umgebaut. Die Infrastruktur bringt die KI dazu, unser Gatekeeper zu sein. Und wir vom Marketing machen eine long story short und das Komplexe verständlich. Doch es ist Winter. Und wir sitzen zu Hause. 

Dieser Winter ist nicht nur verschneit, er ist vor allem echt uniform. Klar, wir haben viel Arbeit und darüber freuen wir uns, aber wir stellen eben auch fest, dass wir allein sind, kreative Prozesse ins Stolpern geraten und Inspiration fehlt. 

Zusammen ist man weniger allein

Auch uns fordert es also heraus, seit Monaten allein zu arbeiten, uns nicht an der Kaffeemaschine zu treffen, das Feierabendbier nur noch remote zu trinken und die immer gleichen vier Wände um uns zu haben. Einige von uns bespaßen und beschulen dabei noch Kinder. Aber wir haben Lösungen gefunden. Ganz kleine und etwas größere, technische und solche fürs Wohlbefinden. Davon erzählen wir euch, hier im Blog und auf Social Media. Und wenn ihr auch Ideen habt, berichtet uns gern davon – wir verbreiten das gern weiter.

So machen's die Kollegen

Die richtige Technik für Kurz und Direkt

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Im Büro sitzen wir alle beieinander, kurze Zwischenfragen werden meistens direkt gestellt und manchmal ergeben sich auch größere Diskussionen daraus, an denen dann das gesamte Team spontan teilnimmt. 

„Unsere Kommunikation ist im Homeoffice asynchroner geworden. Fragen und Diskussionen werden in unserem Slack-Kanal oder in relevanten Gitlab Merge Requests eröffnet. Das stört weniger bei der Arbeit und gibt jedem Mitglied die Möglichkeit, der Diskussion zu folgen oder später nachzulesen. Die Diskussionen verlaufen durch die Nutzung von Threads auch strukturierter und mehr auf das Ziel orientiert. Wenn wir jedoch schriftlich nicht weiterkommen, setzen wir uns einen Termin oder besprechen das Thema in einem unserer Serientermine, wie z. B. nach dem Daily oder während der wöchentlichen Teamrunde.“

Fabian, Entwickler

Wie geht's dir? Was gibt's Neues? 

„Mit ein wenig Smalltalk lässt sich gleich viel besser in den Tag und vor allem in den Termin starten. Ein täglich wiederkehrender Termin eignet sich perfekt dafür. So auch bei Katarina und mir. Unsere Daily ist eine gute Mischung aus Socialising und Tagesgeschäft.“

Michelle, Marketing

Kurz mal mit dem Bürostuhl rüberrollen – geht auch remote

Frau geht durch ein Büro, in dem Leute konzentriert arbeiten
Frau geht durch ein Büro, in dem Leute konzentriert arbeiten

„Ein wichtiger Punkt der Zusammenarbeit in unserem Team ist die spontane und häufige Kommunikation. Im Büro mal kurz einen Platz weiter rollen und bei einem Kollegen mit auf den Bildschirm gucken – kein Problem. Im Homeoffice muss man dafür erst einen Anruf mit Bildschirmübertragung starten. Das wurde schnell nervig. Deswegen musste eine andere Lösung her: TeamSpeak. Hier sind wir jetzt alle fast die ganze Zeit verfügbar, können schnell Fragen klären und in Kombination mit dem IDE-Plugin Code With Me ist auch Pair Programming gut machbar – vielleicht sogar fast besser als im Büro, weil zwei oder mehr Leute gleichzeitig tippen können.“

Lukas, WordPress-Entwickler

Permanent im Gespräch bleiben und den Überblick behalten

„Eine durchdachte Planung der täglichen Arbeitsweise ist im Kundenservice sehr wichtig. Darin fließt zum einen das aktuelle Service-Aufkommen in Tickets, Telefon und Chat und zum anderen auch die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Jeden Morgen findet, statt der früheren Board-Runde, ein kurzer Video-Call statt, um tagesaktuelle Informationen zu besprechen. Noch wichtiger ist es aber, permanent im Gespräch zu bleiben, um auf spontane Veränderungen im Service-Aufkommen oder der Personalplanung reagieren zu können. Im Büro, wo wir alle zusammen sind, findet ein dauerhafter Austausch untereinander statt, sodass wir blitzschnell umplanen können. Im Homeoffice ist das deutlich schwieriger. 

Die Bedeutung von internen Kommunikations-Kanälen (Channels) hat stark zugenommen und müssen immer im Blick behalten werden, um auf dem Laufenden zu sein. Das ist neben dem Führen von Kundengesprächen, Lösen von Problemen und Tickets schreiben, eine echte Herausforderung (vor allem für Eltern, die nebenbei Ihre Kinder betreuen und Homeschooling machen). Nichtsdestotrotz haben wir auch hierfür Lösungen gefunden, wie z. B. eine konkrete Differenzierung von Channels. Jedes Team hat sich seine eigenen Channels erstellt, in denen zwischen nachhaltigen und kurzfristigen Infos unterschieden wird. Außerdem gibt es im Homeoffice bestimmte Vereinbarungen, die die Teams getroffen haben.“ 

Möchte ich mir einen Kaffee holen oder einfach mal eine Bildschirmpause machen, kommentiere ich im kurzfristigen Channel „bin kurz raus“ und warte auf die Reaktion von mindestens einem Teamkollegen, bevor ich mich aus unserer Telefonanlage auslogge. So behält das Team einen Überblick und gerät nie in Gefahr, dass die Telefonwartezeit für unsere Kunden steigt.

Alena, Kundenservice

Inspiriert uns!

Letzte Woche hat Rudi euch erzählt, wie Mittwald die hier bei uns arbeitenden Eltern unterstützt. Falls ihr seinen Beitrag noch nicht gelesen habt, legen wir ihn euch ans Herz. Wir hoffen, dass ihr auch so einen kulanten Arbeitgeber habt. Falls nicht, hier geht’s zu unseren offenen Stellen: mittwald.de/karriere

In ein paar Tagen erzählt meine Kollegin Rebecka an dieser Stelle, wie wir Mittwälder wieder zusammenkommen und unsere Akkus gemeinsam aufladen. Und ihr? Welche Lösungen habt ihr in euren Unternehmen gefunden?

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