GoBD-konforme 
E-Mail-Archivierung

Jedes Unternehmen, das Rechnungen schreibt, Verträge oder wichtige geschäftliche E-Mails per Mail verschickt oder empfängt, muss diese archivieren. Bei Kleinbetrieben und Freiberuflern kann die Pflicht je nach Unternehmensgröße etwas flexibler bewertet werden. Aber auch hier gilt das Beispiel: Wenn du nur eine einzige Rechnung im Jahr via Mail verschickst, bist du verpflichtet, diese E-Mails GoBD-konform und revisionssicher aufzubewahren. Dass die Archivierungspflicht nur für Großkonzerne gilt, ist ein weit verbreiteter Irrtum. 

Die E-Mail-Archivierung buchst du ganz einfach pro E-Mail-Adresse (beachte die Frage: Für welche E-Mail-Adressen sollte ich die Archivierung buchen?). Im mStudio oder Kundencenter findest du im Projekt unter „E-Mails“ einen neuen Tab namens „Archivierung“. Anschließend wählst du aus, für welche deiner E-Mail-Adressen du die Archivierung hinzubuchen möchtest.  

Du kannst wählen, ob nur E-Mails ab Buchungsdatum oder auch ältere E-Mails archiviert werden sollen. Beachte: Nur E-Mails ab dem Buchungsdatum sind GoBD-konform gespeichert. Die Archivierung aller E-Mails hilft dir aber, die Volltextsuche und weitere Vorteile des Archivs für alle Nachrichten zu nutzen und trotzdem alle E-Mails ab Buchungsdatum GoBD-konform abgelegt zu haben. 

Die E-Mail-Archivierung buchst du pro E-Mail-Adresse, zum Beispiel für zentrale Adressen wie infodomain.de oder einkaufdomain.de – idealerweise aber auch für alle relevanten E-Mail-Konten deiner Mitarbeitenden, die steuerlich relevante E-Mails schreiben oder empfangen. So sorgst du dafür, dass wirklich alle wichtigen Handels- und Geschäftsbriefe sicher archiviert sind und keine wichtigen E-Mails verloren gehen. 

Die E-Mail-Archivierung schafft nicht nur die Basis für deine GoBD-Konformität (berücksichtige dazu die nächste Frage) oder die deines Kunden, sondern bietet darüber hinaus einige weitere Vorteile: 

• Schnelle Volltextsuche mit speziellen Filtermöglichkeiten (z. B. Fuzyy-Suche), was Auffinden von Informationen deutlich erleichtert 
• Versehentlich gelöschte E-Mail? Einfach wiederherstellen. 
• Verbesserte Auskunftsfähigkeit im Sinne der DSGVO 
• Zusätzlicher Schutz vor Datenverlust & Ausfällen durch externe Speicherung deiner E-Mails 

Diese Vorteile sorgen dafür, dass dein Geschäft rechtlich sicher aufgestellt ist und du im Alltag effizienter arbeitest. So hast du jederzeit schnellen Zugriff auf wichtige Informationen, minimierst Risiken und kannst dich entspannt auf dein Kerngeschäft konzentrieren. 

Die GoBD ergeben sich primär aus der AO und dem HGB. Die E-Mail-Archivierung sorgt für die technische Umsetzung. Beachte, dass alle rechtlich bzw. Steuerlich relevanten E-Mails archiviert werden müssen und diese in der Praxis in mehreren E-Mail-Adressen eines Unternehmens zu finden sind. Das kann zum Beispiel infodomain.de, rechnungdomain.de oder einkaufdomain.de sein, aber auch die E-Mail-Adressen deiner Mitarbeitenden. 

Damit die Konformität komplett ist, brauchst du außerdem eine sogenannte Verfahrensdokumentation, in der alle Abläufe in deinem Unternehmen genau dokumentiert werden. Am besten erstellst du diese Dokumentation individuell mit deinem Steuerberater. 

Werden die E-Mail-Archivierungspflichten verletzt, kann das Finanzamt den steuerpflichtigen Gewinn schätzen – meist zu Ungunsten des Unternehmens und oft um 5–10 % erhöht (§ 162 AO). Wichtige Belege fehlen dann für Prüfungen, sodass es teuer werden kann. Zudem drohen Bußgelder, Geldstrafen und Zuschläge (§§ 379, 378 AO). Verwaltungsrechtliche Folgen wie Gewerbeuntersagung oder Geschäftsführer-Verbot sind ebenfalls möglich (§ 35 GewO). Deshalb empfiehlt es sich, die Archivierungspflicht sorgfältig einzuhalten, um Ärger zu vermeiden. 

Du hast jederzeit und von überall Zugriff auf deine archivierten E-Mails. Die Archivierung erfolgt automatisiert und GoBD-konform. Alle offiziell zugestellten E-Mails werden originalgetreu und manipulationssicher mehrfach redundant in deutschen Rechenzentren gespeichert. Dank umfangreicher Such- und Filtermöglichkeiten findest du schnell, was du brauchst. Berücksichtige, dass das Löschen von E-Mails im Rahmen einer E-Mail-Archivierung im Sinne der GoBD nicht vorgesehen ist. Der Login erfolgt bequem mit deinen gewohnten Webmailer-Zugangsdaten. Die Archivierung erfolgt durch den Dienstleister LWsystems GmbH & Co. KG.