Alternativen zur E-Mail durch Social Tools und Apps

Alternativen zur E-Mail: Kommunikation durch Social Tools und Apps erleichtern

In den meisten Unternehmen läuft die interne Kommunikation über die E-Mail. Und das kann ganz schön lästig sein: Wer kennt nicht die regelrechte Nachrichten-Flut gerade am Morgen oder hat noch nicht mit unstrukturierten Unterhaltungen zwischen mehreren Personen zu kämpfen gehabt? Vielleicht lohnt es sich also, mit Alternativen zur E-Mail zu liebäugeln?

  1. „Schwarmintelligenz“ nutzen
  2. Unternehmensblog oder Mikroblogging
  3. Wiki
  4. E-Mail-Client / Outlook-Erweiterung
  5. Instant Messaging / Apps
  6. Google+ Office
  7. Social Intranet
  8. Kein Patentrezept
  9. Kennt Ihr weitere Tools und Apps, die bei der Kommunikation helfen können?

„Schwarmintelligenz“ nutzen

Andere Kommunikationswerkzeuge gibt es in ganz unterschiedlicher Form und gerade für ein Unternehmen eignen sich eine Reihe von praktischen Social Tools und Apps, um die interne Kommunikation zu verbessern.

chat

Besonders in den Fokus sind hier die neuen Social Intranet Systeme zu rücken. Dem Beispiel Facebook folgend können sich hier Kollegen vernetzen, um Inhalte und Wissen zu teilen. Neben der erzeugten Schwarmintelligenz wird so ganz nebenbei auch noch die Kommunikation gefördert.

Notwendige Grundlage für solche sozial vernetzten Kommunikationsformen ist eine offene Unternehmenskultur, die mit den konventionellen Informationshierarchien bricht und Interaktivität fördern möchte.

Im Folgenden möchte ich euch ein paar Beispiele geben, mit denen Ihr die Synergien in Eurem Unternehmen optimal nutzen könnt.

Unternehmensblog oder Mikroblogging

Ein Blog kann sehr gut als Wissensdatenbank für Projekte oder Produkte dienen. Beim Mikroblogging im Stile von Twitter ist die direkte und sofortige Kommunikation ein Vorteil, zumal Tagging unterstützt wird und die Möglichkeit Links und Bilder anzuhängen gegeben ist. Natürlich ist es auch entsprechend einfach, sich mit Experten zu vernetzen oder sich selbst als Spezialist zu positionieren. Die wohl bekanntesten Mikroblogging-Tools sind status.net und Communote.

Wiki

notes
Um allen Mitarbeitern Informationen zugänglich zu machen und das Wissens- und Projektmanagement effizienter zu gestalten, empfiehlt sich ein Wiki. Hier können Informationen festgehalten werden, die sonst nur unstrukturiert und im besten Falle stichpunktartig festgehalten wurden. Ein mächtiges Open-Source-Wiki stellt Foswiki dar, die marktführende kommerzielle Variante heißt Confluence.

E-Mail-Client / Outlook-Erweiterung

Schon ein Plugin für Outlook wie SYNCING.NET oder eine Desktop App wie Inky kann die Kommunikation beschleunigen und verbessern, indem es schnellen Zugriff auf Daten und Infos liefert und die Terminverwaltung vereinfacht.

Instant Messaging / Apps

Wer ein Smartphone besitzt, benutzt die Instant Messanger App vermutlich eh schon ausgiebig: Whatsapp. Für alle anderen: Funktioniert wie ein normales IM-Tool, bei dem auch Gruppenchats möglich sind. Allerdings kann ein Gruppenchat schnell unübersichtlich werden. Abhilfe schafft da Campfire. Dieses Tool ist extra für Gruppenchats konzipiert und funktioniert sowohl im Browser als auch auf dem iPhone.

Google+ Office

gmail
Mit seinen Funktionen avanciert Google+ zum Social Enterprise Tool. Beiträge lassen sich nun auch intern veröffentlichen, so dass sich die Informationsstreuung kanalisieren lässt.

Zudem bietet Gmail nun endlich eine PGP-Verschlüsselung an, so dass in puncto Sicherheit keine Gegenargumente mehr haltbar sind.

Social Intranet

Natürlich funktioniert eine ganzheitliche Integration von Kommunikations-Tools und -Apps viel besser als die Stückel-Lösung. Schon allein deshalb bieten sich soziale Netzwerke als Kommunikations-Werkzeug an.

Hier können Beziehungen aufgebaut, Ideen und Inhalte ausgetauscht und Wissen geteilt werden. So lassen sich nicht nur Entscheidungsprozesse verkürzen, sondern auch Meetings, Telefonkonferenzen oder E-Mail-Korrespondenzen einsparen. Gegen den immensen Informationsfluss helfen Filtereinstellungen, mit denen sich Updates und Statusmeldungen kanalisieren lassen.

Profile mit beruflichen Interessen, Projekten und Fähigkeiten tragen zur Expertenvermittlung bei. Zudem generiert die Community ein globales Antwortpotenzial.

Die Mitarbeiterzufriedenheit profitiert davon, dass sich Kollegen mit gleichen Interessen lokalisieren lassen. Dabei wird das Zugehörigkeitsgefühl durch die Transparenz in der Projekteinsicht und im offenen Dialog gestärkt. Gerade neue Mitarbeiter können somit von den Vorteilen einer solchen Plattform profitieren.

Beispiele für Social Intranet Lösungen sind Coyo, Bitrix24, Yammer und Microsoft SharePoint.

Kein Patentrezept

Kommunikation
Bestimmt lässt sich nicht die eine perfekte Lösung zur internen Unternehmenskommunikation festlegen. Doch es lohnt sich auf jeden Fall für sein Unternehmen nach einer geeigneten Alternative zur E-Mail zu suchen oder zumindest nach Tools, die ergänzend zu einer besseren Kommunikation am Arbeitsplatz beitragen.

Kennt Ihr weitere Tools und Apps, die bei der Kommunikation helfen können?

 

Kommentare

  1. Nils Ehnert via Facebook am

    Ja, weg mit der E-Mail! Wir nutzen Trello zur intern und externen Projektkommunikation. Das hat sich als extrem flexibel und schlank herausgestellt.

    Antworten
    1. David am
      Wie sieht es denn bei euch aus? Confluence ist ja insbesondere vor dem Hintergrund der DSGVO sinnvollerweise selbst zu hosten – in welchen Tarifen bei euch ist das denn möglich?
      Antworten
      1. Kristina Kiebe am
        Hallo David,
        das ist eine java-basierte Software, die unabhängig vom Thema DSGVO bei uns in den Managed Tarifen nicht eingesetzt werden kann. Das würde nur bei Nutzung eines Root-Servers (d- oder vRoot) gehen.

        Viele Grüße
        Kristina
        Antworten

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