E-Mail-Archivierung: Nur mit Verfahrensdokumentation wirklich GoBD-konform
Wenn der Prüfer nach der Verfahrensdokumentation fragt …
Stell dir vor, deine Agentur wird geprüft. Die E-Mail-Archivierung läuft, alle Nachrichten sind gespeichert, die Suche funktioniert. Der Prüfer schaut zufrieden, du bist happy – bis er fragt:
„Und wo finde ich Ihre Verfahrensdokumentation?“
Das ist eine Sache, die dir auch das beste Archivsystem (so wie unseres 😉) nicht abnehmen kann. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen ausdrücklich:
Eine E-Mail-Archivierung ist nur dann GoBD-konform, wenn sie in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist (siehe bundesfinanzministerium.de).
Was gehört alles zu einer Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein Unternehmen steuerrelevante Daten verarbeitet. Sie muss laut GoBD so klar sein, dass ein sachverständiger Dritter die Abläufe schnell nachvollziehen kann. Dazu gehören vor allem:
- Allgemeine Beschreibung von Unternehmen, Verfahren und Rahmenbedingungen.
- Arbeitsabläufe: Wie Belege erfasst, geprüft, verbucht und archiviert werden.
- Technische Systeme: eingesetzte Software (z. B. das E-Mail-Archiv von mittwald) , Schnittstellen, Zugriffsrechte.
- Betrieb & Kontrolle: Datensicherung, Verantwortlichkeiten, internes Kontrollsystem.
- Versionierung: Änderungen müssen dokumentiert und aktuell gehalten
Und dazu gehört eben auch die E-Mail-Archivierung.
Warum Technik allein nicht reicht
Ein Archivsystem kann technisch perfekt sein – doch ohne Dokumentation fehlt der Nachweis, dass es korrekt genutzt wird. Die GoBD fordern Folgendes:
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jede archivierte E-Mail muss so gespeichert werden, dass nachvollziehbar ist, wann, durch wen und wie sie empfangen, versendet, archiviert oder verändert wurde − und eine Betriebsprüfung dies prüfen kann.
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung: Geschäftlich relevante E-Mails müssen korrekt (wahrheitsgemäß) im Original- oder definierten Archiv-Format abgelegt, klar gekennzeichnet und kontinuierlich (ohne Lücken) archiviert werden.
- Vollständigkeit: Alle steuerlich bzw. handelsrelevant eingehenden und ausgehenden E-Mails müssen erfasst werden − keine relevanten Nachrichten dürfen manuell ausgelassen oder selektiv weggelassen werden.
- Einzelaufzeichnungspflicht: Jede relevante E-Mail (einschließlich Anhänge) muss einzeln archiviert werden, sodass sie als eigenständiges Belegstück erkennbar und abrufbar ist.
- Richtigkeit: Die archivierte E-Mail muss inhaltlich mit der ursprünglichen Nachricht übereinstimmen (Empfang, Absender, Anhang etc.); fehlerhafte oder manipulierte Versionen dürfen nicht als Archivversion dienen.
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: E-Mails müssen zeitnah nach Eingang oder Versand in das Archiv überführt werden − Verzögerungen dürfen nicht dazu führen, dass Nachrichten unzugänglich oder unklar werden.
- Ordnung und Unveränderbarkeit: Das E-Mail-Archiv sollte strukturiert geführt werden (z. B. nach Geschäftsvorfall, Kunde, Projekt) und Änderungen an archivierten E-Mails dürfen nicht unbemerkt möglich sein (z. B. durch Protokollierung oder Sperrmechanismen).
Diese Grundsätze sind mit der E-Mail-Archivierung von mittwald technisch schon mal erledigt. Was fehlt, ist nur noch die Verfahrensdokumentation. Diese zeigt, wie du sie in deiner Agentur konkret umsetzt – damit ein Prüfer den Prozess nachvollziehen kann.
So baust du deine Verfahrensdokumentation für die E-Mail-Archivierung auf
Eine gute Verfahrensdokumentation ist kein Hexenwerk. Nach AO §§ 145 ff. sollte sie dieser Struktur folgen:
- Einleitung & Zweck – Warum archiviert deine Agentur E-Mails, welche gesetzlichen Grundlagen gibt es
- Geltungsbereich – Welche Mails werden archiviert (eingehende, ausgehende, geschäftlich)
- Prozessbeschreibung – Wie gelangen Mails ins Archiv, wie läuft Löschung oder Wiederherstellung ab?
- Technische & organisatorische Maßnahmen – Welche Sicherheitsmechanismen nutzt du (z. B. Protokollierung, Backups, Notfallpläne)?
- Rollen & Verantwortlichkeiten – Wer überwacht, wer prüft, wer pflegt die Dokumentation?
- Kontrollmechanismen – Wie stellst du sicher, dass Vollständigkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind?
- Änderungshistorie – Wer hat wann welche Anpassungen vorgenommen?
Wichtig: Die Dokumentation muss lebendig bleiben. Aktualisiere sie bei Prozessänderungen und dokumentiere jede Anpassung.
Jetzt aber mal reinfolgen!
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Wo erhalte ich Unterstützung?
Dein*e Steuerberater*in ist deine erste Anlaufstelle. Dort erhältst du auch offizielle Vorlagen, die zur Verfügung gestellt werden können. Du kannst dich auf jeden Fall auch gut an der Vorlage des deutschen Steuerberater-Verbands orientieren.
Besonderheiten für Agenturen
Gerade für Agenturen gibt es Punkte, die besonders wichtig sind:
- Kundenkommunikation: Viele E-Mails enthalten Angebote, Absprachen oder Vertragsinhalte – und sind damit archivierungspflichtige Geschäftsbriefe
- Systemlandschaft: CRM, Projektmanagement oder DMS – die Archivierung sollte integriert sein, damit keine Nachweise fehlen.
- Wachstum: Mit steigender Mailmenge muss auch die Dokumentation skalierbar bleiben.
Wie lange muss die Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden?
Laut § 257 Abs. 1 HGB und § 147 Abs. 1 AO beträgt die Aufbewahrungspflicht für die Verfahrensdokumentation nach GoBD in der Regel zehn Jahre. Diese Frist umfasst alle Versionen der Dokumentation, sodass jede Änderung nachvollziehbar bleibt.
Fazit: Dokumentation ist dein Schlüssel zur Rechtssicherheit
Eine E-Mail-Archivierung ist die technische Komponente. Aber erst die Verfahrensdokumentation macht sie wirklich GoBD-konform. Sie schafft Transparenz, schützt dich in Prüfungen und gibt dir die Sicherheit, dass deine Prozesse rechtlich einwandfrei laufen.
Für Agenturen heißt das:
- Archivieren allein reicht nicht.
- Mit einer klaren, aktuellen Dokumentation bist du auf der sicheren Seite.
- Und du ersparst dir Diskussionen mit Prüfern – weil du alles sauber belegt hast.
Hinweis: Wir sind keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die bereitgestellten Informationen ersetzen keine professionelle Beratung. Bei wichtigen Themen sollte eine Fachperson konsultiert werden.
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