Vom Zettel zur KI: Wie ein Bioladen mit AI Hosting die Organisation smarter macht

Ich bin Maik, Product Manager AI bei mittwald und Co-Founder des Bioladens „Tante Else“. Seit über 15 Jahren bin ich bei mittwald tätig. Mich interessieren sowohl tiefes Technikverständnis als auch die bunte Welt drumherum. Vor allem treibt mich an, Kundenprobleme zu verstehen und daraus pragmatische digitale Lösungen zu bauen – von Hosting- und Plattformthemen bis hin zu KI- und SaaS-Produkten. Als Agenturnetzwerker trifft man mich auf vielen Events. Privat habe ich zwei Kids und bin natürlich Werder-Fan.

Wir haben „Tante Else“ vor 5 Jahren gegründet und viele Kolleginnen aus dem ehemaligen Naturkostladen übernommen. Da lief alles über Zettel und Stift. Wer abends ging, schrieb die Bestände und alles, was am Tag lief, auf. Wer morgens kam, musste es entziffern – oder eben nicht. 

Das wollte ich gerne ändern. Also haben wir zuerst eine eigene App gebaut. Diese dient den Bestellungen, der Sortimentsplanung, der Dokumentation von Aufgaben und gibt Hinweise fürs Team. Das war damals noch keine KI. Aber es war der erste Schritt weg vom Chaos.

Im Alltag kamen ständig Fragen per WhatsApp: „Wie starte ich das EC-Gerät neu?“ oder  
„Wie gehe ich mit glutenfreien Produkten um?“. Aber niemand hatte Lust, lange Anleitungen zu schreiben. Da dachte ich mir: Warum nicht KI nutzen?

Mit dem mittwald AI Hosting haben wir das Open-Source-Modell gpt-oss-120b eingebunden. Das generiert Anleitungen – basierend auf unserem Kontext. Ich habe dem System vorher Systemprompts mitgegeben. Die KI weiß also, dass sie für „Tante Else“ schreibt. Sie kennt unser Sortiment, unseren Kassenanbieter und weiß zum Beispiel auch, wer unsere Händler sind.

Ein Beispiel: Ich gebe ein: „Schreibe eine Anleitung für neue Kolleginnen zum Umgang mit Kund*innen, die glutenfreie Lebensmittel benötigen.“ Die KI erstellt dann sofort eine strukturierte, verständliche Anleitung.

Wir nutzen ein Speech-to-Text-Modell. Das bedeutet, die Kollegin spricht die Anleitung einfach ein: „Das EC-Gerät neu starten: Netzstecker ziehen, 5 Minuten warten, wieder einstecken usw.“. Die KI transkribiert das, strukturiert es sauber und formatiert eine verständliche Anleitung daraus.

Das ist für uns ein Gamechanger. Denn wir haben im Team alle Altersstufen – von kurz vor Rente bis Studium. Und natürlich gehen damit auch unterschiedliche digitale Affinitäten einher. Aber, wenn man die Anleitungen nur noch einsprechen muss, wird’s zum Kinderspiel. Und das Gute: Selbst aus Alltagssprache entsteht automatisch saubere Dokumentation. Das senkt die Hürde enorm und erleichtert anderen Kolleginnen die Arbeit.

Ganz klar, ja. Das Wissen bleibt im Unternehmen. Und die Anleitungen entstehen quasi nebenbei. Vor allem aber: Niemand muss perfekt formulieren oder schreiben. Das ist ein echter Hürdensenker. Und der größte Vorteil: Die Prozesse werden einheitlich an einem Ort dokumentiert. Das spart allen sehr viel Zeit.

Ja, das stimmt. Denn aktuell schicken mir Kolleginnen abends Fotos von übrig gebliebenen Backwaren. Ich sortiere das dann manuell. 

Mit einem Vision Embedding Model könnten wir z. B. 100 Referenzbilder hinterlegen. Danach erkennt die KI automatisch, welche Brötchensorte auf dem Foto ist – und trägt sie korrekt ein. Das wäre natürlich eine weitere wichtige Entlastung.

Viele denken bei KI nur an Chatbots oder Content-Generierung. Aber der eigentliche Hebel liegt in internen Prozessen. Gerade mittelständische Unternehmen haben implizites Wissen, analoge Abläufe, manuelle Dokumentation, Medienbrüche. Mit AI Hosting kannst du genau da ansetzen. Individuell. Sicher. Ohne Abhängigkeit von geschlossenen Plattformen. Du musst nicht mal unbedingt KI-Experte sein. Du brauchst nur einen konkreten Anwendungsfall. Und das Beste: Das alles ist sicher in Deutschland gehostet.