Ja zur Agentursoftware – doch was ist alles bei der Einführung zu beachten?

Ja zur Agentursoftware – doch was ist alles bei der Einführung zu beachten?

„Eine Agentursoftware würde unseren Arbeitsalltag erleichtern und uns enorm im täglichen Doing unterstützen. Aber wie gehen wir jetzt vor, wenn wir eine Software einführen wollen, was müssen wir beachten und organisieren?“
Das ist wohl einer der häufigsten Fragen, die man sich stellt, wenn man sich für die Einführung einer Agentursoftware interessiert oder sich sogar schon dazu entschieden hat. Feststeht: Die gesamte Vorbereitung sollte genaustens geplant und strukturiert sein. Dabei gilt es wichtige Aspekte zu beachten, die ich euch in diesem Beitrag erklären möchte.

  1. Bestandsaufnahme: Wie ist es jetzt und wie soll es mit der Agentursoftware sein?
  2. Seht es als eigenes Projekt!
  3. Der Auswahlprozess: Macht euch eine Checkliste
  4. Und jetzt: der große Test!
  5. Es sind die kleinen Dinge, die entscheidend sind

Bestandsaufnahme: Wie ist es jetzt und wie soll es mit der Agentursoftware sein?

Zu allererst solltet ihr eine Bestandsaufnahme eurer aktuellen Situation vornehmen. Dazu gehört, den Ist- und Soll-Zustand zu betrachten – wie ist es jetzt und wie wollt ihr es eigentlich haben. Außerdem ist es wichtig, dass ihr euch eure jetzigen Workflows anschaut und diese analysiert, überlegt, was geändert werden kann oder muss. Und zu guter Letzt ist es natürlich wichtig, sich Ziele zu setzen – was wollt ihr wie, womit und wann erreichen.

Aus diesen Ergebnissen leitet ihr eure eigenen Anforderungen ab, die anschließend auch für die Softwarewahl relevant sind. Daraus resultiert, welche Funktionen die für euch geeignete Software aufweisen sollten, um euren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Seht es als eigenes Projekt!

Denkt auch an die internen Maßnahmen – am besten ist es, die Einführung einer solchen Software als ein richtiges Projekt anzusehen, sodass die Integration einwandfrei und mit einem strukturierten Plan erfolgen kann. Dazu müssen folgende Punkte klar sein:

  • Wer ist der Verantwortliche für das Projekt?
  • Welche Mitarbeiter sollen daran teilnehmen oder ist es sogar relevant, alle Mitarbeiter einzubeziehen?
  • Wie verlaufen im Nachhinein die Schulungen für die Software?

In vielen Fällen werden die Schulungen sogar vom Software-Anbieter durchgeführt. Schreibt euch also eure Fragen auf, die ihr dort stellen wollt und überlegt euch eventuelle Szenarien – was passiert, wenn …?

Der Auswahlprozess: Macht euch eine Checkliste

Im Anschluss geht es ans Eingemachte: Der Auswahlprozess für die geeignete Software beginnt.

Nutzt dafür die von euch vorher festgelegten Anforderungen und erstellt im Optimalfall noch eine Liste der Punkte, die ihr für euren Anbietervergleich in Betracht ziehen wollt. Dazu eignen sich bspw. Aspekte wie:

  • angebotener Funktionsumfang
  • Zukunftsfähigkeit der Software
  • Kundenreferenzen
  • entstehende Kosten
  • Finanzierungsmodell
  • Support
  • Testphase
  • Technische Basis
  • Individualisierungsmöglichkeiten

Ein erster Check wird euch dabei helfen, einen groben Überblick der existierenden Anbieter am Markt zu erhalten. Habt ihr eine Auswahl getroffen, überprüft die Anbieter auf die oben genannten Punkte und euren eigenen Anforderungen. Ist direkt ersichtlich, dass die Software die gewünschten Aspekte nicht erfüllt, streicht sie von der Liste. Es ist völlig in Ordnung, wenn auf eurer ersten Liste 20 Anbieter stehen. Durch die detaillierte Analyse, die ihr jetzt durchführt, werden nur die für euch geeigneten Anbieter stehen bleiben – und das werden vermutlich nicht mehr ganz so viele sein.

Und jetzt: der große Test!

Für die ausgewählten Software-Anbieter, die schlussendlich übrig bleiben, führt ihr intensive praktische Tests durch. Das heißt, fordert euch einen Demo-Zugang an, nutzt das Angebot der Online-Präsentation und spielt eure eigenen Prozesse in der Software durch. Wenn sich Rückfragen ergeben oder ihr an einer Stelle nicht weiterwisst, kontaktiert den Support und überprüft, ob ihr euch eine zukünftige Zusammenarbeit vorstellen könnt.

Es sind die kleinen Dinge, die entscheidend sind

Vielleicht sind es am Ende die Kleinigkeiten, die überwiegen und die für die Entscheidung des Anbieters ausschlaggebend sind. Wichtig ist, dass es euch Spaß macht mit der Software-Anwendung zu arbeiten, dass diese euren Bedürfnissen entspricht und sie vor allem zu einer Erleichterung eurer Arbeit und Organisation beiträgt.

Im Optimalfall könnt ihr euch nach der intensiven Recherche und dem Vergleich für eine Agentursoftware entscheiden! Wir wünschen auf jeden Fall viel Erfolg dabei :-)

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