Deine Vorteile durch die E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung bietet dir als Unternehmen technische und wirtschaftliche Vorteile. Beispielsweise profitierst du von einer separaten Speicherung deiner E-Mails. So kannst du selbst bei Hardwareausfällen auf sie zugreifen. Außerdem bietet sie dir eine revisionssichere Speicherung inklusive Manipulationsschutz durch Hashing und Verschlüsselung. Doch vor allem ist die E-Mail-Archivierung ein unumgänglicher Baustein, um geltende steuerrechtliche Anforderungen wie die GoBD zu erfüllen.  

Tatsächlich ist jedes Unternehmen zur Archivierung bestimmter E-Mails verpflichtet. Dazu zählen jene, bei denen Geschäfte vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht werden und die somit als steuerliche Handels- oder Geschäftsbriefe eingestuft werden. Zählst du zu den Freelancern oder hast du einen Kleinbetrieb, so kannst du davon ausgehen, dass die Pflicht zur GoBD etwas flexibler bewertet wird (Rz. 15 GoBD).

Doch alles in allem bedeutet das: Alle relevanten E-Mails samt Anhang – ob gesendet oder empfangen – müssen vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Dazu zählen Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Angebote und Korrespondenzen. Je nach Art müssen sie sogar bis zu 10 Jahre archiviert werden. 

Mit der E-Mail-Archivierung hast du viele Vorteile. Die wichtigsten habe ich dir hier zusammengefasst:  

• GoBD-konforme und revisionssichere Speicherung inkl. Manipulationsschutz durch Hashing & Verschlüsselung.  
• Separate Speicherung der E-Mails ermöglicht Abruf bei Hardwareausfällen: So bleiben deine Geschäftskommunikation und Arbeitsprozesse bestehen. 
• Schneller und sicherer Zugriff aller archivierten E-Mails in praktischer WebApp. 
• Leistungsstarke Volltextsuche inklusive erweiterter Filterfunktionen: Du findest E-Mails und Anhänge blitzschnell. Auch ähnliche Wörter werden dank Fuzzy-Suche erkannt. 
• Optionale E-Mail-Löschung auf den Mail-Servern: So verringerst du den Speicherplatz sowie Backup- und Restore-Zeiten. 
• Einfache Wiederherstellung: E-Mail im Client versehentlich gelöscht? Das aufwendige Wiederherstellen durch den Administrator ist nicht mehr erforderlich.
• Permalink zu archivierter E-Mail: Dieser ermöglicht dir das schnelle Teilen (bei interner Kommunikation) und spart Zeit bei Revisionen.
• Sicheres Hosting in ISO-zertifiziertem Rechenzentrum in Deutschland.   

Vielleicht stellst du dir nun die Frage: Reicht ein Backup nicht aus? Klares Nein. Denn: Ein Backup ist nur eine Momentaufnahme der Daten. Dieses kann überschrieben und gelöscht werden. Es bietet dir also keine manipulationssichere, vollständige und unveränderte Archivierung. Das wiederum ist nötig für die GoBD-Konformität. Eine professionelle E-Mail-Archivierung hingegen bietet dir die eben genannten Punkte und somit auch ein langfristiges Sicherheitsnetz.   

Deine E-Mail-Archivierung buchst du pro E-Mail-Adresse im mStudio oder im Kundencenter. Voraussetzung: Du hast ein Hosting bei mittwald. Pro E-Mail-Adresse kostet dich die Archivierung 3,50 € pro Monat*. Hier hast du 5 GiB Speicherplatz zur Verfügung, wobei wenn nötig, eine automatische Speichererweiterung erfolgt (0,50 € je GiB).  

Dabei hast du die Wahl: Sollen nur alle zukünftigen E-Mails oder auch bereits vorhandene E-Mails in deinem Postfach archiviert werden. Wenn deine E-Mail-Adresse beispielsweise schon viele Jahre besteht und du alle Mails aus deinem Postfach archivieren lässt, hast du den Vorteil, dass sie in Sekundenschnelle gesucht werden können. Dabei solltest du wissen: Wir können nur eine GoBD-konforme Archivierung ab Buchungszeitpunkt gewährleisten. Rückwirkend ist sie nicht möglich, da wir auf die Vollständigkeit früherer E-Mails keinen Einfluss haben.  

*monatlich kündbar, zzgl. 1,99 € Einrichtungskosten (Alle Preise sind Nettopreise)