Was ist eine Agentursoftware

Was ist eine Agentursoftware und was muss sie alles können?

Viele Agenturen nutzen in ihrem Alltag verschiedenste Tools, um ihre Projekte, die Kundendaten sowie die Zeiterfassung zu verwalten. Doch wäre es nicht sinnvoll, eine einzige Software zu haben, die alles abdeckt? Genau so etwas sollte eine Agentursoftware machen. In unserem vorherigen Beitrag zu dem Thema ging es allgemein darum, dass wir die Stimmen unserer Kunden und auch anderer Web- und Werbeagenturen erhört haben und uns ebenfalls mit diesem Thema beschäftigen.

Doch manch eine Agentur weiß vielleicht noch gar nichts Genaues mit diesem Begriff „Agentursoftware“ anzufangen. Deshalb wollen wir euch heute erklären, was eine Agentursoftware ist und welche Aufgaben sowie Ziele sie verfolgt. Somit ist dieser Blog-Beitrag in erster Linie für diejenigen unter euch interessant, die bisher keine Agentursoftware nutzen und sich einen Überblick über mögliche Vorteile verschaffen möchten.

  1. Umfrage zur Nutzung von Agentursoftware
  2. All inclusive – eine Agentursoftware muss alles abdecken
  3. Und was wird alles angeboten?
  4. Beispiel: Wie arbeitet eine klassische Agentursoftware
    1. Von den Kundendaten bis hin zur einfachen Angebotserstellung
    2. Jetzt geht’s ans Eingemachte: von der Projektverwaltung bis zur richtigen Zeiterfassung
    3. Auch die Rechnungserstellung sollte schnell und einfach sein
    4. Ein Kunde – alle Aufträge
  5. All-in-one-Lösung
  6. Vorschau

Umfrage zur Nutzung von Agentursoftware

Wie im letzten Beitrag schon erwähnt, wollten wir uns mit unserer kürzlich durchgeführten Umfrage zu diesem Thema einen marktdeckenden Überblick verschaffen. Dazu haben wir 4.500 Agenturen gefragt, in welcher Form sie ihre internen Prozesse und Kundenprojekte organisieren und welche Agentursoftware-Anbieter ihnen bereits bekannt sind.

Die Teilnahme der Umfrage war recht hoch, dafür möchten wir uns bei allen teilnehmenden Agenturen bedanken. Denn dadurch konnten wir aussagekräftige Zahlen ermitteln, die wir euch natürlich nicht vorenthalten wollen!

  • 40 % der Agenturen nutzen bereits eine Agentursoftware (die meist genutzten Anwendungen werden wir in einem noch folgenden Marktvergleich gegenüberstellen)
  • 60 % nutzen mehrere Anwendungen parallel (Projektmanagementtools, Zeiterfassung, Faktura, klassisch Excel und Word)
  • 54 % sind mit ihrer jetzigen Lösung zufrieden
  • 51 % sind bereit, einen Wechsel zu vollziehen

All inclusive – eine Agentursoftware muss alles abdecken

Kommen wir nun zur eigentlichen Frage: „Was ist eine Agentursoftware und was muss sie können?“ Um diese zu beantworten bzw. um klarzumachen, ob eine solche Software überhaupt gewollt und geeignet wäre, ist es empfehlenswert, sich im Vorfeld mit der gesamten Thematik zu befassen. Eine intensive Recherche wird euch helfen, im Nachhinein eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

Viele Agenturen organisieren ihre Projekte und internen Abläufe mit verschiedenen Anwendungen, um den eigenen Workflow bestmöglich abzubilden – wie ihr an den oben erwähnten Ergebnissen unserer Umfrage sehen könnt. Zu den täglichen Aufgaben gehören unter anderem die Zeiterfassung für das jeweilige Kundenprojekt, die Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen, die Pflege der Kundendaten sowie die Verwaltung der gesamten Projektorganisation. Wir sind uns sicher, dass ihr noch viele weitere Aspekte aus eurem Agenturalltag nennen könntet. Wenn ihr Lust habt, schreibt sie uns gerne in einem Kommentar ;-)

Wie schön wäre es also, wenn lediglich eine Anwendung all diese Vorgänge oder die für euch wichtigsten Prozesse abbilden und mit nur wenigen Klicks erledigen könnte? Eine Agentursoftware macht genau das und hat dabei das Ziel, den Arbeitsalltag in Agenturen zu vereinfachen und einen besseren Überblick für Projekte und deren Kosten zu schaffen. Ihr seht: Eine Agentursoftware hilft dabei, den Agenturalltag zu strukturieren. Zudem bildet sie verschiedene Workflows visuell ab, um wiederkehrende Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen.

Agentursoftware_Projektmanagement

Und was wird alles angeboten?

Der Funktionsumfang, die Aktualität der Software, die technische Basis und das Design der Benutzeroberfläche sind abhängig vom jeweiligen Anbieter. Aktuell existieren rund 30 verschiedene Agentursoftware-Anbieter in Deutschland.
Zu den gängigen Funktionen und Features gehören die Zeiterfassung, der Bereich Rechnungen, die gesamte Organisation des Projektmanagements sowie eine umfangreiche CRM-Funktion (Customer Relationship Management). Jede Software setzt einen individuellen Fokus auf ein bestimmtes Thema. Viele Anbieter haben ihr Portfolio bereits erweitert, sodass auch detaillierte Auswertungen, HR Vorgänge (Personal), Controlling, eine innovative Ressourcenplanung, Schnittstellen zu anderen Systemen und vieles mehr möglich sind.

Neben den verschiedensten Agenturen, wie z. B. Werbe- und Webagenturen, Digital- oder Full-Service-Agenturen, wird eine Agentursoftware häufig auch von Architekten, Unternehmensberatern oder Marketing Abteilungen in größeren Unternehmen genutzt. In der Regel steht hierbei immer die Projektarbeit im Fokus, sodass solch eine Software theoretisch von jedem genutzt werden kann, der projektbasiert arbeitet. Vereinzelte Anbieter haben sich aber speziell auf Agenturen fokussiert und ihre Software dahingehend ausgerichtet.

Beispiel: Wie arbeitet eine klassische Agentursoftware

Ein Neukunde ruft in der Agentur an und bittet um ein Beratungsgespräch bzgl. eines Projekts – sagen wir, sein Wunsch ist ein Relaunch seiner Website. Nun wäre es ja durchaus praktisch, die Stammdaten des Kunden aufzunehmen und diese abzuspeichern, sodass jeder Mitarbeiter Zugriff darauf hat – mit einer Agentursoftware kein Problem! Neben den Kontaktdaten wie Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse kann auch das Anliegen des Kunden schriftlich festgehalten werden. Solltet ihr bspw. nicht im Büro sein, wenn der Kunde erneut anruft, hat auch jeder eurer Kollegen Zugriff auf diese hinterlegten Informationen.

Von den Kundendaten bis hin zur einfachen Angebotserstellung

Ist der Kunde zu dem vereinbarten Termin erschienen und habt ihr seine konkreten Wünsche aufgenommen, wird dies wieder der Kundendatei hinzugefügt. Anschließend könnt ihr mit nur wenigen Klicks ein Angebot mit den gewünschten Positionen sowie eurem eigenen Agenturlogo und Design erstellen. Das Angebot kann dann als PDF per E-Mail oder auf Wunsch auch ausgedruckt per Post versendet werden.

Hurra! Der Kunde hat euer Angebot angenommen. Das ist sehr erfreulich, aber genauso schön ist es, dass ihr aus dem Angebot heraus die Auftragsbestätigung versenden und danach aus den vorhandenen Daten ein neues Projekt für diesen Kunden anlegen könnt.

Jetzt geht’s ans Eingemachte: von der Projektverwaltung bis zur richtigen Zeiterfassung

In der Projektverwaltung können dann die zuständigen Mitarbeiter und die zu erledigenden Aufgaben zugewiesen werden. Mithilfe des Kalenders ist auf einen Blick ersichtlich, welcher Mitarbeiter im Büro ist oder wer Urlaub hat – sehr praktisch für die gesamte Planung des Projektes.
Ihr könnt direkt mit eurer Arbeit beginnen und den Relaunch der Website vorbereiten, aber … Zeiten erfassen nicht vergessen ;-) Einfach den dafür vorgesehenen Button anklicken, die zu erledigende Aufgabe beschreiben und wieder den Button nutzen, wenn ihr mit eurem To-do fertig seid.

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Auch die Rechnungserstellung sollte schnell und einfach sein

Ist das komplette Projekt abgeschlossen, kann anhand der erbrachten Leistungen und dem benötigten Zeitaufwand die Rechnung erstellt werden, direkt aus der Projektverwaltung heraus. Ist die Rechnung vom Kunden beglichen, wird dieser Status entsprechend gekennzeichnet und geht bspw. auch in die Auswertung für die betriebswirtschaftlichen Zahlen ein.

Ein Kunde – alle Aufträge

Und wenn der Kunde begeistert von eurer Arbeit ist – wovon wir natürlich ausgehen – und evtl. noch einen weiteren Auftrag für euch hat, kann dieser wieder bequem als neues Projekt in dem vorhandenen Kundendatensatz hinzugefügt werden.

All-in-one-Lösung

Mit diesem Beispiel wird noch mal ersichtlich, dass eine Agentursoftware den gesamten Arbeitsablauf abbildet, von Beginn des Projektes bis hin zum kompletten Abschluss und all das in einer Anwendung – all inclusive sozusagen oder auch „All-in-one-Lösung“ genannt.

Wir hoffen, ihr habt jetzt ein konkreteres Bild einer Agentursoftware und könnt euch nun vielleicht schon oder zumindest grob entscheiden, ob solch eine Lösung für eure Arbeitsweise geeignet ist.

Vorschau

Zieht ihr jetzt in Betracht, eine Agentursoftware einzuführen, dann wird unser nächster Blog-Beitrag, der in ca. 14 Tagen erscheint, interessant für euch sein. Denn darin möchten wir konkret auf die nächsten Schritte eingehen und beschreiben, worauf ihr im Vorfeld achten solltet. Seid also gespannt. ;-)

Vielleicht nutzt ihr aber schon eine Agentursoftware, die ihr empfehlen könnt. Außerdem würde es uns interessieren, zu welcher Gruppe ihr bei unserer Umfrage gehören würdet. Hinterlasst uns gerne einen Kommentar!

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