Zeitmanagement – Tricks für ein effektiveres Arbeiten

Zeitmanagement – Effektiver arbeiten mit einfachen Tricks

Was bedeutet „Zeitmanagement“ überhaupt? Laut Wikipedia und anderen Definitionen heißt es nichts anderes, als mithilfe von Methoden die Zeit, die einem für eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt zur Verfügung steht, so effektiv wie möglich zu nutzen. Aber wie geht das? Das wollen wir in unserem heutigen Blogbeitrag ergründen. Dafür stellen wir euch verschiedene Methoden für unterschiedliche Bereiche vor. Und wir sind natürlich auch sehr gespannt auf eure Ideen und Vorgehensweisen zu diesem Thema.

  1. Eisenhower Prinzip
  2. ALPEN Methode
  3. Rückwärtsplanung
  4. SMARTe Ziele setzen
  5. Habt ihr schon eine der Übungen ausprobiert oder kennt noch weitere effektive Methoden zur Zeitplanung?

Eisenhower Prinzip

Diese Methode soll helfen, die zu erledigenden Aufgaben nach Prioritäten einzuteilen, um daraufhin entscheiden zu können, was wann und von wem erledigt werden soll. Dies erhöht die Effektivität beim Arbeiten. Die Prioritäten der Aufgaben können unterschieden werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wichtige Aufgaben sind solche, die unmittelbar mit dem zu erreichenden Ziel verknüpft sind. Dringliche Aufgaben sind solche, die sofort erledigt werden müssen. Aber: Nicht alles Dringliche ist auch wichtig!

ALPEN Methode

Diese Vorgehensweise dient der täglichen Zeitplanung und Strukturierung der Aufgaben. Dabei verbirgt sich hinter dem Begriff ein einfaches Prinzip:
A – Aufgaben und Termine notieren
L – Länge abschätzen
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidungen treffen (Prioritäten setzen)
N – Nachkontrolle (Tagesbilanz ziehen)

Mithilfe dieser Eselsbrücke könnt ihr euch schnell und einfach vor Beginn der Arbeit eine Tabelle anlegen, in welche ihr die Aufgaben, deren Priorität, die geplante Zeit (plus Pufferzeit) und die Nachkontrolle eintragt. So erhaltet ihr einen guten Überblick auf euren Tagesablauf und könnt euch eure Aufgaben besser einteilen.

Rückwärtsplanung

Bei dieser Methode geht es um die Planung und Durchführung größerer Projekte. Oft neigt man dazu, vom Ist-Stand auszugehen und von dort aus bis zum Ziel zu planen. Dabei geraten wir ebenso häufig in Verzug. Doch woran liegt das? Wenn wir vom Jetzt ausgehen und nach vorne denken, vergessen wir schnell das, was am Ende noch auf uns zukommt. Die Rückwärtsplanung setzt daher genau dort an: Am Ziel. Von da aus geht man Schritt für Schritt zurück und notiert die Aufgaben (und deren geschätzte Dauer), die jeweils vor der letzteren erledigt werden müssen, bis man am Ist-Zustand angekommen ist. So behaltet ihr nicht nur die naheliegenden Teilziele im Auge, sondern vor allem auch das, was zum Schluss kommt und sonst so gerne vergessen wird.

SMARTe Ziele setzen

Für die Erreichung eines Ziels ist es wichtig, dass dieses klar formuliert ist. Denn nur, wenn man weiß, was man will, kann man es auch erreichen. Wenn man sich also ein Ziel gesteckt hat, kann man es mit dieser Methode konkretisieren und prüfen, ob es in der geplanten Form umsetzbar ist.
S – Spezifisch (Aufgabe so konkret/präzise wie möglich formulieren)
M – Messbar (ist der Erfolg überprüfbar?
A – Aktionsorientiert (positive Formulierungen treffen)
R – Realistisch (sind die Ziele erreichbar?)
T – Terminiert (zeitlichen Rahmen setzen)

Und hier noch ein paar nützliche Zusatztipps für den Alltag:

  • Ablenkungen reduzieren: Fernseher, Handy und Internet ausschalten, Nebentätigkeiten terminieren
  • Arbeitsplatz einrichten: Alles, was man braucht, vorher an seinen Platz stellen und die nicht benötigten Dinge woanders lagern
  • Pausenzeiten terminieren: Das Gehirn braucht Pausen, um langfristig die Konzentration aufrechterhalten zu können. Auch in den Pausen arbeitet es weiter. Mit geregelten Pausen schaffen wir am Ende mehr von unserer To Do Liste und sind motivierter für die weitere Arbeit.
    • Alle 30-40 Minuten eine Minipause (z.B. Aufstehen, Fenster öffnen, Arme und Beine ausschütteln)
    • Alle 90-120 Minuten eine kurze Pause von max. 10 Minuten (z.B. einmal weg vom Arbeitsplatz, Kaffee holen)
    • Nach 3-4 Stunden eine große Pause von ca. einer Stunde einlegen (z.B. Mittagessen, Spazieren gehen)

Habt ihr schon eine der Übungen ausprobiert oder kennt noch weitere effektive Methoden zur Zeitplanung?

 

Quellen:

Arbeitsmaterialien von „skript.um – gemeinsam am schreiben arbeiten“ (Uni Bielefeld)

Kommentare

  1. Gravatar
    Meike Kranz am

    Diese Liste ist gut gemacht und die wichtigsten Methoden kurz und knapp erklärt. Was noch fehlt sind das Pareto-Prinzip, mit dem man viel Zeit sparen kann (http://youtu.be/9zJJuum6IuQ?list=PLndb0OZL7ARwWU12bSpCWW2NYlgtW4iix) und die 40:60-Regel, deren wichtigste Aussage ist, dass man seinen Tag nicht komplett verplanen darf (http://youtu.be/P18OnxedgAA?list=PLndb0OZL7ARwWU12bSpCWW2NYlgtW4iix) In den beiden Videos werden diese Methoden erklärt.

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