Von klaren Ansagen bis To-do-Listen – wie Routinen uns produktiver machen

Diese Frage haben sich der Wirtschaftsforscher Robert C. Pozen und sein Team vor gut einem Jahr gestellt. Im Harvard Business Review hat er nun folgende und noch weitere Antworten veröffentlicht.

Pozen wollte wissen, was effiziente und effektive Arbeit heutzutage ausmacht und hat dazu Antworten von 19.957 Lesern von HBR.org erhalten. Dieser Umfrage zufolge seien Menschen vor allem dann produktiv, wenn sie sich einiger Gewohnheiten annehmen und so manche negative Eigenarten ablegen würden.

Robert C. Pozen und sein Team stellten fest, dass sich die Profis mit den höchsten Produktivitätswerten in denselben Gruppen der Gewohnheiten sammelten. Demnach würden sie ihre Arbeit immer entlang oberster Prioritäten planen und sie einem übergeordneten Ziel unterordnen. Darüber hinaus würden sie effektive Techniken zur Verwaltung großer Mengen von Informationen anwenden. Außerdem lägen sie effiziente Verhaltensweisen an den Tag, indem sie Besprechungen kurzhalten und klare Anweisungen geben würden.

Die Umfrage beruhte jedoch nicht nur auf Aussagen von Bewohnern aus Nordamerika (diese nahmen 50 % ein), sondern mit 21 % auch welche aus Europa und 19 % stammten aus Asien. 10 % waren Bewohner aus Australien, Südamerika und Afrika. Pozen sagt dazu, dass sie bei der Analyse der Daten unter anderem feststellten, dass die höheren Produktivitätswerte in Europa, Asien und Australien von starken Gewohnheiten abhängen würden. Beispielsweise den Tag im Voraus zu planen, nicht ständig die Nachrichten zu checken, sich früh auf das Endprodukt zu konzentrieren und sich vor dem Lesen oder Schreiben von Texten, sorgfältig Gedanken zu machen.

Neben den geografischen Unterschieden gäbe es laut Pozen & Co. aber auch welche zwischen den Geschlechtern. Frauen seien demnach besonders im Führen von effektiven Meetings gut. Männer hingegen seien besonders gut in der Bewältigung hoher Nachrichtenaufkommen – sie würden ihre E-Mails nicht zu häufig öffnen und Nachrichten mit geringem Wert überspringen.

Mehr zu den interessanten Inhalten der Umfrage und den Einschätzungen von Pozen & Co. findet ihr hier.

Liest man zwischen den Zeilen, erkennt man bei den oben genannten Punkten schon einiges, wie man produktiver werden kann. Doch ich möchte euch gerne noch ein paar Facts mitgeben, die ihr recht einfach in euren Arbeitsalltag integrieren könnt.

1. Den Tag schon vorher planen 
   Wie oben auch schon erwähnt, plant euren nächsten (Arbeits-)Tag am besten gegen Feierabend. So könnt ihr euch auch gedanklich schon auf alles, was ansteht, vorbereiten und verschwendet eure kostbare Zeit nicht mit ewigem Planen. Perfekt dafür sind To-do-Listen. Programme wie Asana, Trello oder Favro helfen euch dabei.
   
    
2. Mit den größten Herausforderungen beginnen 
   Denn dann sind diese schon mal erledigt und ihr könnt zum einen echt stolz auf euch sein und zum anderen euch nur noch den schönen Aufgaben widmen.
   
    
3. Konkrete Ziele setzen
   Stellt euch dazu am besten folgende Fragen: Wie spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert ist meine Aufgabe? So wisst ihr genau, worauf ihr hinarbeitet und vor allem, in welchem Zeitrahmen. Es gibt also immer ein Ende. ;-)
   
    
4. Gutes Arbeitsumfeld schaffen 
   Achtet darauf, dass euch nichts ablenkt und dass ihr euch wohlfühlt. Am besten solltet ihr euren Tisch zum Feierabend hin immer ordentlich verlassen, so geht ihr mit einem guten Gefühl nachhause und morgens seid ihr von keinem Chaos abgelenkt.
   
    
5. Nein sagen
   Lernt auch mal Nein zu sagen. Das kann am Anfang schwer fallen, aber ihr werdet sehen, es befreit nicht nur ein Stück weit euren Terminkalender, sondern auch euren Kopf und somit euch selbst. Probiert’s einfach mal aus.
   
    
6. Pausen
   Gönnt sie euch. Denn Pausen sind wichtig, um einen klaren Kopf zu bekommen, sich ein genaues Bild von etwas machen zu können und einfach mal durchatmen sowie neue Energie tanken zu können.
   
    
7. Produktive Stunden nutzen 
   Für jeden liegen diese Stunden in einem anderen Zeitrahmen. Laut Untersuchungen sei man zwischen 9 und 12 Uhr am leistungsfähigsten. Aber wie gesagt, bei jedem ist das anders. Findet heraus, wann ihr am meisten Gas geben könnt und nutzt diese Zeit. Ich bin beispielsweise in der Zeit von 7:30 Uhr bis 11:30 am leistungsfähigsten. :D
   
    
8. Ausreichend schlafen
   Ein ausreichender Schlaf wird oft unterschätzt, doch er ist ziemlich wichtig, genauso wie eine (halbwegs) gesunde Ernährung. Schließlich sind diese beiden Faktoren wichtig für unsere Konzentration und somit auch für unsere Leistung. Im Schnitt sollten wir Erwachsenen auf 7 – 9 Stunden kommen. Na, wer liegt drunter? 
   
    
9. Ablenkung durch Social Media ausschalten 
   Lasst euch so wenig wie möglich von euren sozialen Medien ablenken, sei es Facebook, Instagram oder WhatsApp. Schaltet die Benachrichtigungen aus oder seid so diszipliniert und schaut nur in den Pausen auf euer Handy. ;-)

Das war’s auch schon an Wissen, Tipps und Tricks rund zum Thema produktives Arbeiten.

Was habt ihr eigentlich so für Gewohnheiten, die euch produktiv arbeiten lassen? Noch irgendwelche anderen Tipps? Teilt sie gerne mit uns in einem Kommentar.