Besprechungen verbessern

Besprechungen verbessern

Nicht nur Manager und Führungskräfte verbringen viel Zeit in Meetings, auch Mitarbeiter untereinander haben oft genug etwas zu besprechen. Doch wie kann man diese Zeit möglichst effektiv und effizient nutzen? Wir stellen euch heute ein paar nützliche Tipps vor, wie ihr euer nächstes Meeting optimal gestalten könnt.

Doch vorab: Was ist eigentlich eine schlechte Besprechung und wie kommt es dazu? Die Gründe hierfür sind meist recht einfach: In vielen Fällen hätte eine lange Besprechung gar nicht sein müssen oder es hapert an einer guten Vorbereitung und Moderation. Dies führt zu unzufriedenen Teilnehmern, wodurch sich das Meeting unnötig in die Länge zieht und keine nützlichen Ergebnisse erzielt werden. Eine schlechte Besprechung lässt sich also häufig an einer schlechten Organisation, unruhigen Teilnehmern oder fehlendem Sinn bzw. Inhalt festmachen.
Bevor ihr euch nun aber daranmacht, die nächste Besprechung zu planen, stellt euch vorher die Frage: Was ist das Ziel, das ich erreichen möchte? Und ist es dafür notwendig, mich mit anderen Kollegen zusammenzusetzen? Gibt es vielleicht andere Möglichkeiten, mich mit den Kollegen abzustimmen (z. B. per Mail)? Wenn keine andere sinnvolle Lösungsmöglichkeit besser erscheint, kann es weitergehen. Was ist wichtig für eine erfolgreiche Besprechung?

  • Klar definierte Ziele
  • Gute Vorbereitung
  • Gute Moderation
  • Nachbereitung

Ziele definieren

Worum soll es in dem Meeting gehen? Wollt ihr die Kollegen auf den neuesten Stand bringen? Sollen Probleme diskutiert werden? Sollen Entscheidungen getroffen werden? Je nachdem, was Ziel sein soll, muss die Vorbereitung und Durchführung entsprechend ablaufen. Sobald ihr als Moderator (derjenige, der die Besprechung anberaumt hat und leiten wird) eure Ziele definiert habt, geht es an die Vorbereitung.

Besprechungen vorbereiten

Zu einer guten Vorbereitung gehört es nicht nur, den Inhalt und Ablauf der Besprechung gut vorzubereiten. Auch die Teilnehmer müssen gut vorbereitet sein, damit die Besprechung erfolgreich ist. Beachtet bei der Wahl der Teilnehmer, nur die einzuladen, die auch wirklich für das Thema notwendig sind. Gebt diesen vorab soviel Infos wie möglich. Schickt ggf. eine Agenda rum, in der die geplanten Zeiten, Inhalte und Ziele erklärt sind. So haben auch die Teilnehmer die Möglichkeit, gut vorbereitet in die Besprechung zu gehen. Eine Agenda ist also ein wichtiger Punkt in der Vorbereitung. Sie dient zum einen euch selbst als Anhaltspunkt für den zeitlichen und inhaltlichen Plan und beugt zum anderen Störungen vor. Denn die Teilnehmer können an ihr ablesen, welche Themen wann angedacht sind, wann Raum für Fragen eingeräumt wird und wie viel Zeit für welches Thema investiert werden soll. Damit wird vermieden, dass es im Meeting drunter und drüber geht. Und falls doch mal jemand vom Thema abweicht, könnt ihr anhand der festgelegten Agenda souverän reagieren. Ein weiterer Tipp hierzu: Plant immer etwas Pufferzeit mit ein. Denn es kann jederzeit zu einer Unterbrechung (z. B. Rückfragen, Klärungsbedarf, Zwischenfragen) kommen. Und hier gilt: Diese Störungen haben Vorrang und müssen bearbeitet werden; z. B. durch einen kurzen Hinweis, dass das Thema später noch folgt.

Moderieren

Wie schon angedeutet, muss die Durchführung der Besprechung passend zur Zielsetzung sein. Denn wenn ihr wollt, dass die Teilnehmer mitarbeiten und Ergebnisse erreicht werden, müsst ihr dafür sorgen, dass das auch möglich ist. Dies ist bedeutend schwieriger, als eine rein informationslastige Besprechung – aber nicht unmöglich. ;) Bindet die Teilnehmer mit in die Entscheidungsfindung ein, stellt Fragen an sie. Nutzt dafür auch gerne verschiedene Kommunikationsmittel, wie z. B. Flipchart, Moderationskarten, White Board, Smart Board usw. Macht euch vorher Gedanken, wie ihr methodisch vorgehen wollt, bereitet die Aufgaben für die Teilnehmer gründlich vor und gebt konkrete Aufgabenstellungen.

  • Soll in Kleingruppen oder im Plenum gearbeitet werden?
  • Wie viel Zeit wird gegeben?
  • Was ist die Zielsetzung?

Behaltet während der Besprechung immer die Agenda und die Zeit im Hinterkopf. Wichtig ist auch, ggf. mindestens zwei Tage vorher die Teilnehmer um Zusendung ihrer Themenwünsche zu bitten, damit ihr diese mit einplanen könnt. So fällt es auch im Meeting leichter, die Themen abzuarbeiten. Jeder kann sich auf sein Thema vorbereiten. Das könnt ihr z. B. auch in der Agenda festhalten, indem ihr hinter die Themen die Namen der Zuständigen notiert. Als guter Moderator ist es wichtig, die Ruhe und den Überblick zu bewahren. Die Teilnehmer sollten sich an eurem Vorbild orientieren können.

Nachbereitung

Diese beginnt bereits während der Besprechung, indem festgelegt wird, wer für das Schreiben des Protokolls (nicht der Moderator, da diese andere Aufgaben während des Meetings hat) zuständig ist. Beim Protokoll kann sich gut an der Agenda orientiert werden, so bleibt eine klare Struktur erhalten und auch Personen, die nicht an dem Meeting teilnehmen konnten, erhalten einen Überblick. Das Protokoll sollte die wichtigsten Fragestellungen sowie Entscheidungen/Ergebnisse und Zuständigkeiten enthalten. Am Ende des Protokolls kann ein Feld mit To Dos, Themen für das nächste Mal und Deadlines hilfreich sein, damit ihr alles Wichtige auf einen Blick sehen könnt.
In manchen Fällen sind weitere Meeting, z. B. bei regelmäßigen Teamsitzungen, notwendig. Hier sollte am Ende der Besprechung festgelegt werden, wann der nächste Termin stattfindet und wer für die Moderation zuständig sein wird. Damit schließt sich der Kreis wieder in Richtung Vorbereitung. ;)

Natürlich gibt es auch noch eine Vielzahl anderer Besprechungsarten, in denen ein solches Vorgehen nicht notwendig ist, wie z. B. ein gemeinsames Brainstorming. Hier gilt „weniger ist mehr“ – je freier der Inhalt eurer Besprechung ist, desto freier darf sie auch in ihrer Struktur sein.

Kommentare

  1. Maximilian am

    Ich finde auch, dass eine klare Struktur das A und O eines produktiven Meetings ist. Durch gute Vorbereitung und Planung lässt sich ein Abdriften vom tatsächlichen Thema vermeiden, das Ziel der Besprechen bleibt im Fokus der Aufmerksamkeit. Die Versendung von einem Zeitplan, einer Themenliste und eines „Roten Fadens“ inklusive Einplanungen für Fragen und dergleichen halte ich für sehr gut – somit hat jeder Teilnehmer einen Überblick über das Meeting und alles wird möglichst transparent und nachvollziehbar gehalten.

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