IT-Kosten steuerlich absetzen

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Rosa Schwein aus Ton

Hardware, Software, Webspace: Gleichgültig in welcher Branche ihr tätig seid, ohne IT kommen Selbstständige, Gründer und Unternehmer heute nicht mehr aus. Zwar braucht der Online-Shop-Betreiber mehr davon als der selbstständige Steinmetz. Aber Firmenwebseite, Buchhaltung und Geschäftskorrespondenz braucht jeder. Was ist in diesem Zusammenhang steuerlich absetzbar?

PC und mobile Endgeräte sowie Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner oder Beamer gehören zu einer zeitgemäßen Büroausstattung. Die betriebliche Notwendigkeit steht außer Frage. Somit erkennt das Finanzamt diese Ausgaben als steuermindernd an.

Da die Hardware alleine noch keinen Geschäftsvorgang erledigt, kommen Betriebssysteme, Office-Pakete und andere Software wie spezielle Rechnungsprogramme oder branchenspezifische Softwaredienste hinzu. Webhosting, die Buchung externer Server, die Installation von Telefonanlagen, aber auch Kosten für Reparaturen, Wartungsverträge oder Schulungen auf eine neue Software, sind steuerlich absetzbar. Die Fragen sind nur: wo, wie und für wen?

Private vs. berufliche Nutzung

private berufliche nutzung
Mensch sitzt am Laptop mit Buch und Kaffee

Denn bei Hard- und Software überschneidet sich gerade bei Gründern, Selbstständigen und Freiberuflern oft private und berufliche Nutzung. Im Homeoffice stehen selten zwei Notebooks, auf denen privates Online-Shopping und professioneller Online-Handel strikt getrennt sind. Vielmehr sieht es bei den meisten so aus, dass sie private wie berufliche Mails auf demselben Rechner tippen, auf dem sie auch ihre Buchhaltung erledigen, Fachliteratur lesen, Projekte abwickeln oder privat mit der Oma skypen. Kinokarten bestellen und dann schnell prüfen, ob ein Kunde auf die Mahnung reagiert hat und wie das letzte Posting auf der Firmen-Facebook-Seite läuft: Das ist gar nicht so selten.

Berufliche und private Nutzung sauber mit einer klaren Linie zu trennen, ist bei heutigem Online-Nutzungsverhalten oft nur schwer möglich. Aber einen geringen Anteil privater Nutzung toleriert das Finanzamt. Ist der private Nutzungsanteil sehr hoch oder das Finanzamt könnte Zweifel haben, dass das Notebook überwiegend betrieblich eingesetzt ist, dann gibt es verschiedene Möglichkeiten, den privaten und den beruflichen Anteil zu ermitteln. Einmal ist da die Schätzung. Und dann kann man auch über einen begrenzten Zeitraum eine Art Fahrtenbuch wie beim PKW führen. Ähnliches macht man mit dem Einzelverbindungsnachweis von Telefonanschlüssen: Wer über einen repräsentativen Zeitraum hinweg dokumentiert hat, was privat und was beruflich bedingt war, der darf in Zukunft die betrieblich bedingten Prozentsätze entsprechend steuersenkend angeben.

Von der Steuer absetzen: Sofort oder über mehrere Jahre

rosa schwein
Rosa Schwein aus Ton

Bei Betriebsausgaben hängt die Absetzbarkeit von zwei Dingen ab: Wie hoch ist der Anschaffungspreis und wie lang ist die Nutzungsdauer nach AfA-Tabelle. Mit dieser Tabelle hat die Finanzverwaltung die Abschreibungsdauer für Maschinen, Gebäude, Fahrzeuge, Büromöbel etc. definiert. Über so viele Jahre, wie in der Tabelle angegeben, verteilt sich die rechnerische Einkommensminderung, die zur Steuerersparnis führt. Für einen Computer beträgt diese Nutzungsdauer drei Jahre bzw. 36 Monate. Im Jahr der Anschaffung kann maximal ein Drittel des Kaufpreises steuersenkend angesetzt werden. Nur 1/36 ist es im ersten Jahr, wenn der Kauf im Dezember erfolgt. Dann zieht sich die Abschreibung aber noch auf zwei volle Jahre und 11 Monate hin.

Liegen die Anschaffungskosten unterhalb der Grenze von 410 Euro, dann kann auch ein Laptop noch im Jahr des Einkaufs vollständig abgeschrieben werden. Auch die Bildung sogenannter Sammelposten ist möglich. Dabei werden Anschaffungen zusammengefasst und doch über mehrere Jahre abgeschrieben.

Software kann steuerlich als eigenständiges Produkt gelten oder mit dem PC gemeinsam abgeschrieben werden. Wer einen fertig installierten Laptop kauft, kann kaum ermitteln, was das Betriebssystem und was die Hardware gekostet hat. Hier wird die Anschaffung als Ganzes abgeschrieben.

Kauft ihr Software unabhängig von der Hardware oder bucht ihr ein Abo auf Online-Software, für das monatliche oder jährliche Gebühren fällig werden, dann ist das in der Regel direkt absetzbar. Das trifft auch auf Schulungen, Reparaturen, Wartung und andere Dienstleistungen rund um die Firmen-IT zu.

Private Anschaffungen zu dienstlichen machen

Wer gerade erst gegründet hat, der arbeitet oft erstmal auf einem alten Notebook, dass noch zu privaten Zwecken angeschafft wurde. Hier solltet Ihr die Abschreibungsmöglichkeit nicht gleich ausschließen! Auch bereits vorhandene Geräte können noch steuermindernd wirken, wenn der Restwert zum Zeitpunkt der Gründung ermittelbar ist.

Fragen dazu kann ganz sicher ein Steuerberater beantworten. Wer sich einmal gut informiert hat, wie und welche IT-Kosten zu den Betriebsausgaben zählen, kann damit viel Geld sparen. Nicht nur bei der Steuer.

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