Organisierst du dich noch oder arbeitest du schon? So hast du alle To-dos im Blick!

Zig To-dos, Termine und tausende Deadlines. Nicht selten steht noch ein weiteres, ungeplantes Meeting oder eine Hürde, die sich vorher leider nicht angemeldet hat, an. Hinzu kommt das Team, das sich bei den meisten Projekten auf einander abstimmen muss – und auch bei ungeplanten Ereignissen ein eingespieltes sein sollte … schon schlagen wir die Hände über den Kopf zusammen und wissen nicht, wohin mit uns. Damit genau das nicht passiert und man selbst sowie das Team alles im Blick hat, ist es sinnvoll, ein Projektmanagementtool zu nutzen – egal ob in der Agentur, als Freelancer, im kleinen Team oder im gesamten Unternehmen. Bei Mittwald nutzen wir verschiedene Tools, da jedes Team unterschiedliche Anforderungen und Aufgaben hat. Für uns im Marketing ist „Asana“ nahezu perfekt. Warum das so ist und was Asana ausmacht, erfahrt ihr in diesem Blog-Beitrag.

  1. Asana – das perfekte Tool für die Zusammenarbeit und Organisation im Team
    1. Liste oder Board – welcher Typ bist du?  
    2. Eine Aufgabe – mehrere Projekte 
    3. Selbstorganisation? Kein Problem!
    4. Jeden Schritt im Blick haben, auch den Fortschritt.
  2. 4 Preisstufen: von kostenlos bis Enterprise
  3. Fazit

Asana – das perfekte Tool für die Zusammenarbeit und Organisation im Team

Mit Asana ist vieles möglich. Der entscheidende Vorteil, den es für uns bietet: Wir können nicht nur Aufgaben erstellen und die einer Person zuweisen, sondern auch viele Unteraufgaben. Diese können genauso mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten versehen werden wie die Hauptaufgabe. So kann man ein Projekt ziemlich kleinteilig darstellen und man hat jeden Schritt im Blick.

Doch fangen wir vorne an. Es gibt eine kostenlose Version von Asana, die mit supervielen Features ausgestattet ist. Somit könnt ihr quasi sofort loslegen. Erstellt dazu einfach einen Account – aber nicht ohne euer Team. ;-) Einladen könnt ihr die Mitglieder per Mail und schon kann’s losgehen. Die kostenlose Version kann von bis zu 15 Personen, die jeweils in einem Team sind, genutzt werden. Erstellt man weitere Teams, da man evtl. abteilungsübergreifend an einem Projekt arbeitet, können auch zu diesen wieder jeweils 15 (neue) Teammitglieder eingeladen werden. 

Liste oder Board – welcher Typ bist du?  

Über den Button „+ Neu“ erstellt ihr ganz einfach ein oder auch mehrere Projekte. Auch hierbei habt ihr verschiedene Möglichkeiten: Entweder nutzt ihr eine der Vorlagen, die Asana bereitstellt, oder ihr legt ein leeres Projekt an und gestaltet es nach euren Belieben und Anforderungen. Im Anschluss könnt ihr entscheiden, wollt ihr es für das ganze Team – was in diesem Fall ja Sinn macht – oder nur für euch sichtbar machen. Letzteres ist super, wenn ihr im späteren Verlauf ein eigenes Board/Projekt erstellen wollt, das ihr für die Selbstorganisation nutzt. Erstellt ihr ein leeres Projekt, habt ihr beim Layout die Wahl zwischen einer Listenansicht und einem Board. Ich finde Letzteres übersichtlicher und besser, da man alles nebeneinanderstehen hat und verschieben kann, also z. B. von „To-do“ auf „Work in Progress“ und anschließend auf „Done“.

Verschiedene Features bieten viele Möglichkeiten zur Organisation.
Projektmanagementtool Asana bietet Vorlagen für Projekte.

Eine Aufgabe – mehrere Projekte 

Über den eben genannten „+ Neu“-Button legt ihr ebenso Aufgaben an, gebt diesen eine Beschreibung und verteilt sie an die zuständigen Personen. Ihr könnt Kommentare verfassen und Anhänge wie zum Beispiel Dokumente oder Bilder hinzufügen. Außerdem ist es möglich, sogenannte Follower hinzuzufügen, falls ihr euch eine Aufgabe mit anderen teilt oder Unteraufgaben anderen zuweist. Zudem könnt ihr eine Aufgabe auch mehreren Projekten/Boards zuordnen. Beispielsweise haben wir im Marketing ein Hauptboard, auf dem alle unsere To-dos stehen, davon können welche aber auch für andere Projekte relevant sein. Beispielsweise habe ich für unseren Blog ein Redaktionsboard, da die Erstellung oder Korrektur aber auch bei mir liegt, habe ich solche Aufgaben für alle übersichtlich ebenso dem Marketingboard zugeordnet.

Selbstorganisation? Kein Problem!

Apropos Aufgaben, auf der linken Seite seht ihr ein Menü, wo ihr die Bereiche „Home“, „Meine Aufgaben“, „Inbox“ und „Portfolios“ vorfindet. Ich persönlich nutze hier nur die zweite Funktion. Denn hier sehe ich, wie der Name schon verrät, lediglich meine anstehenden Aufgaben – entweder in einer Listenansicht oder aber im Kalender. Letztere Möglichkeit nutze ich täglich, um für jeden Tag zu schauen, welche Aufgaben ich habe und um mich selbst zu strukturieren.

Darüber hinaus seht ihr unter dem eben genannten Button auch den Punkt „Diskussion“. Hier ist es euch möglich, zu diskutieren was das Zeug hält. Perfekt, wenn man auch mit Freelancern zusammenarbeitet, die keinen Zugriff auf interne Kommunikationsplattformen wie z. B. Slack o. Ä. haben. Wählt aus, mit wem und worüber ihr diskutieren wollt und schon kann’s losgehen

Das Marketing bei Mittwald nutzt das Projektmanagementtool Asana.

Jeden Schritt im Blick haben, auch den Fortschritt.

In der oberen Leiste auf eurem Board habt ihr außerdem noch den Reiter „Fortschritte“. Hier könnt ihr zum jeweiligen Projekt bzw. zur Aufgabe einen Status eintragen und auswählen, ob diese planmäßig, gefährdet oder unplanmäßig ist. 
Auch den Punkt „Dateien“ werdet ihr sehen. Wie der Name schon sagt, sind dort alle Dateien zu finden, die in diesem Projekt hochgeladen werden.

Also ihr seht: Ihr könnt auch mit der kostenlosen Version von Asana schon extrem viel machen, womit ihr euren Arbeitsalltag erleichtert.

4 Preisstufen: von kostenlos bis Enterprise

Das Projektmanagementtool hält aber auch noch andere Features bereit (auf die ich jetzt nicht mehr eingehe), die allerdings einen nicht ganz so geringen Betrag erfordern.Asana hat hier die folgenden drei Preisstufen.

Preismodelle beim Projektmanagementtool Asana, welches der Webhoster Mittwald nutzt.

Fazit

Mein Fazit: Asana ist für mich das optimale Tool – das in der kostenlosen Version schon sehr viel bietet – womit ich nicht nur meinen Arbeitsalltag, sondern auch den des gesamten Teams super organisieren und abbilden kann. Ich wünsche euch viel Spaß beim Ausprobieren!

Und falls ihr schon eure Erfahrungen mit Asana gesammelt habt, teilt sie gerne mit uns. ;-)

Kommentare

  1. pm-tools am
    Hallo Kristina,

    Ich habe mit Asana schon etwas gearbeitet und finde das Programm richtig gelungen. Deine Vorstellung trifft schon gut zu.

    Was ich noch zu ergänzen habe, sind die Gamification Elemente. Wenn man in Asana eine Aufgabe abschließt, erhält man immer mal eine kleine "Belohnung" in Form eines fliegenden Einhorns oder ähnlichen Fabelwesens über den Bildschirm. Das ist nicht nur für junge Teams eine schöne Abwechslung im Alltag.

    Beste Grüße,
    Eike von pm-tools.info
    Antworten
    1. Kristina El-Issa am
      Hallo Eike,

      ja, da gebe ich dir Recht. Das merke ich auch selbst immer: es motiviert. :-)

      Einen guten Start in die Woche dir!

      Viele Grüße
      Kristina
      Antworten

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