Zeitmanagement

1. Zeitfresser identifizieren

Zuerst müsst ihr Gründe finden, die euch von euren Aufgaben abhalten, um sie beseitigen zu können. Dafür könnt ihr folgende Liste einfach mal durchgehen und die Fragen für euch beantworten:

„Womit vertrödele ich meine Zeit?

Welche drei Faktoren sind dabei für mich sehr relevant?

Wie kann ich jeweils mein Verhalten ändern?

Wann kann ich jeweils mit den Änderungen beginnen?

Wie könnte ich mein Ziel zu den anvisierten Änderungen formulieren?

Wie könnte ich das Ziel umsetzen? (Beantwortung drei Wochen nach der Zielformulierung)

Was habe ich daraus für folgende Arbeiten gelernt?“ (Voss (2011): S. 48 f.)

2. SMARTe Ziele setzen

Ziele und damit das Koordinieren eurer Handlungen sind für ein gutes Zeitmanagement unverzichtbar. Da sie den Wunsch wecken, die eigenen Ziele erfüllen zu wollen, liefern sie euch Motivation. Außerdem bringt das Erreichen eines Zieles Erfolgserlebnisse mit sich, die dazu führen, dass ihr weitermachen wollt! Bei der Formulierung von Zielen hilft die SMART-Regel:

S Spezifisch und Simpel

M Messbar

A Anspruchsvoll

R Realistisch

T Terminiert

Ziele müssen also spezifisch und simpel, messbar, anspruchsvoll, realistisch und terminiert sein. Wenn ihr euch daran haltet, bleibt Frust aus!

3. Die ALPEN-Methode anwenden 

Eine einfache Methode zur Strukturierung eurer Aufgaben ist die ALPEN-Methode, die für das Zeitmanagement sehr sinnvoll ist.

A Aufgaben notieren

Als erstes schreibt ihr eine To-do-Liste auf, in der alle Aufgaben, die ihr erledigen müsst, aufgeführt werden. Sie müssen so konkret wie möglich formuliert und in möglichst kleine Schritte aufgeteilt werden. Ordnet sie am besten nach der Art der Tätigkeit und dem Ort, an dem sie ausgeführt werden.

L Länge schätzen

Danach müsst ihr einen Zeitplan aufstellen. Dabei müsst ihr realistisch die voraussichtliche Zeit für die einzelnen Aufgaben schätzen. Plant genug Zeit ein, denn wenn ihr die Zeitlimits nicht einhalten könnt, verliert ihr schnell eure Motivation.

P Pufferzeiten berücksichtigen

Ein Kollege wird krank und man muss seine Aufgaben übernehmen, ein unvorhergesehenes Meeting kommt dazwischen oder der Computer bleibt hängen: es gibt viele mögliche Zwischenfälle, die im Laufe eines Tages eintreten können. Daher ist es wichtig, bei der Zeiteinschätzung einen Puffer für nicht planbare Ereignisse zu berücksichtigen. Als Faustregel könnt ihr euch merken, dass etwa 60-70% des Tages verplant sein sollten, während 30-40% als Puffer frei bleiben sollen.

E Entscheidung fällen

Nun ist es an der Zeit, eure Aufgaben zu sortieren. Ordnet sie danach, wie dringend und wichtig sie sind und bringt Struktur in euren Zeitplan. Am Ende solltet ihr einen groben Zeitplan aufgeschrieben haben. Dort sollten auch wichtige Zeitpunkte, wie z.B. Teambesprechungen zu seinem Projekt, als Meilensteine festgehalten werden. Anhand der Meilensteine merkt ihr, wie ihr vorankommt. Wenn ihr einen Meilenstein nicht einhalten könnt, müsst ihr euren Plan sofort überarbeiten.

N Nachkontrolle

Während ihr eure Aufgabe erledigt, solltet ihr immer euren Ablaufplan im Auge haben und ihn gegebenenfalls korrigieren, eure Planung also immer kontrollieren. Wichtig ist, nicht nur das Endergebnis zu kontrollieren, sondern auch alle Zwischenschritte.

Beim ersten Mal kann die Anwendung der ALPEN-Methode etwas schwierig erscheinen. Wenn ihr sie allerdings öfter anwendet, kommt ihr schnell rein und es wird euch eine große Hilfe sein J

4. Das Eisenhower-Prinzip

Wer kennt es nicht? Man hat eine To-do-Liste mit vielen Aufgaben und macht zuerst die, die man am liebsten mag. Oft sind dies aber eher diejenigen, die nicht so wichtig sind, und die wichtigen, aber unangenehmen bleiben auf der Strecke. Bei der Lösung dieses Problems hilft euch das Eisenhower-Prinzip!

Hierbei geht es darum, die Aufgaben in Kategorien aufzuteilen. Dadurch könnt ihr euch den wesentlichen Tätigkeiten zuerst widmen und die unwichtigen Sachen aussortieren.

Teilt eure Arbeiten in A-, B-, C- und D-Kategorien ein. A-Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie müssen so schnell wie möglich erledigt werden. B-Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringend. Ihr könnt sie auflisten und nach Daten sortieren, dürft sie aber auf keinen Fall vergessen. C-Aufgaben sind nicht so wichtig, aber dafür dringend. Wenn es z.B. darum geht, auf eine E-Mail bezüglich des Termins zur Weihnachtsfeier zu antworten, kann dies zwar nicht so wichtig sein. Aber wenn die Frist bis zum nächsten Tag gesetzt ist, sollte die Mail dringend beantwortet werden. Die D-Aufgaben schließlich sind weder wichtig noch dringend. Die Aufgaben müssen gar nicht bearbeitet werden, sondern erledigen sich meistens von selbst.

Gerade die Push-Benachrichtigungen am Smartphone lenken schnell ab. Aktive Einstellungen nehme ich nur noch über den Webbrowser und auf vor und greife nicht mehr per Smartphone zu. Alle Nachrichtendienste, wie WhatsApp und Co. dürfen zwar eine Push-Nachricht senden, jedoch habe ich mir Ton und Vibration deaktiviert.

Auf diese Art schafft ihr es, eure Aufgaben effizient abzuarbeiten :)

Welche Tipps habt ihr noch für ein gutes Zeitmanagement?