Willkommene Ablenkung? Warum du durch Technologie nicht zwingend produktiver wirst

Timeular beschäftigt sich bereits einige Jahre mit diesem Thema und du kannst dir sicher vorstellen, dass diese Frage nicht einfach mit Ja oder Nein beantwortet werden kann. Die Messung der Produktivität, besonders nach quantitativen Richtwerten, ist schwierig. Was wir wissen ist, dass wir weit mehr als 60 Sekunden verlieren, wenn wir eine Minute lang unseren Twitter-Feed anschauen. Das größte Problem bei Ablenkungen ist, dass sie unseren Denkprozess entgleisen lassen und es kann einige Zeit dauern, bis wir wieder auf der richtigen Spur sind.

Tatsächlich hat Gloria Mark, Professorin und Forscherin an der University of California, herausgefunden, dass man für jede 30 Sekunden Ablenkung 30 Minuten an Konzentration verliert. Es dauert eine volle halbe Stunde, mit ganzem Fokus wieder zur eigentlichen Aufgabe zurückzukehren. Deine Gedanken schweifen also nicht nur für ein paar Sekunden lang ab, sie machen mal eben 30 Minuten Mittagspause.

Der Hauptgrund, weshalb es ganze 30 Minuten dauert, bis wir uns nach nur einer Minute Ablenkung wieder konzentrieren können, liegt daran, dass die Menschen nicht mehrere Dinge gleichzeitig erledigen können. In unserer modernen, schnelllebigen Welt haben wir den Mythos akzeptiert, dass Multitasking nicht nur möglich, sondern eine wichtige Fähigkeit ist. In Wahrheit sind wir Menschen aber darauf ausgelegt, uns auf eine Aufgabe zu konzentrieren und trotz jahrhundertelanger Evolution hat sich dieser fundamentale Charakterzug nicht verändert.

MIT-Neurowissenschaftler Earl Miller erklärt: „Wenn Menschen glauben, sie sind multitaskingfähig, wechseln sie in Wirklichkeit sehr schnell von einer Aufgabe zur nächsten. Und jedes Mal, wenn sie das tun, entstehen kognitive Kosten.“ Die Idee, dass Menschen zwei Gedanken oder Aufgaben simultan in ihrem Kopf bewahren können, ist falsch. Das erklärt, weshalb wir uns von Technologie so einfach ablenken lassen.

Leider kann es weitreichende Folgen haben, wenn man regelmäßig multitaskt. Folgen, die über einen Rückgang der Produktivität hinausgehen. Wenn du durch Technologie abgelenkt wirst, während du versuchst, eine Aufgabe abzuschließen, erhöht dein Körper die Produktion des Stresshormons Cortisol. Studien haben auch gezeigt, dass durch Multitasking der IQ sinkt, ähnlich wie bei Menschen, die Marihuana nehmen oder eine Nacht nicht geschlafen haben. Dem Drang, diese E-Mail zu lesen oder das Telefon zu überprüfen nachzugeben, kann tatsächlich auch deine Gesundheit beeinflussen.

Wenn die Produktivität aufgrund von technologischen Ablenkungen verloren geht, fragst du dich vielleicht, womit genau deine Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Hier sind die Top drei technologischen Ablenkungen, die unsere Produktivität auffressen:

1. Google: In einer Studie von Inc.com aus dem Jahr 2015 haben Teilnehmer gesagt, dass Google die erste Quelle für Ablenkung war. Es ist zu einfach, etwas nachzuschlagen und sich dann in den vielen Informationen zu verlieren. Du startest vielleicht damit, etwas für die Arbeit nachzuschlagen und endest damit, nach Urlaubsorten zu suchen oder nachzulesen, wer am Vorabend aus deiner Lieblings-Reality-TV-Show geflogen ist.
2. Soziale Medien: Es dürfte keine Überraschung sein, dass die sozialen Medien unter Mitarbeitern die zweitbeliebteste Form der Ablenkung sind. Auf der einen Seite stellen die sozialen Medien für Unternehmen ein mächtiges Werkzeug für die Bindung von existierenden oder potenziellen Kunden dar, sie sind aber auch ein Schlupfloch für Ablenkung.
3. E-Mail: Zu guter Letzt gehören auch E-Mails zu den Top drei Quellen für Ablenkung. Wenn du dich mit einer banalen Aufgabe quälst, kann es schwer sein, dem Drang zu widerstehen, diese Aufgabe zu beenden, wenn eine neue E-Mail im Posteingang erscheint. Auch wenn im Durchschnitt nur etwa 14 % aller E-Mails, die man erhält, tatsächlich wichtig und lesenswert sind und beantwortet werden sollten, verbringen Arbeitnehmer etwa 28 % ihrer Arbeitswoche mit der Erledigung von E-Mails.

Es ist schwer zu bestimmen, wie viel Zeit und Produktivität durch diese Ablenkungen verloren geht. Viele Informationen darüber, wie viel Zeit Arbeitnehmer in sozialen Netzwerken oder mit anderen technologischen Ablenkungen verbringen, stammen aus Umfragen, in der Teilnehmer über ihr eigenes Verhalten berichten. Selbstverständlich ist es wahrscheinlich, dass Arbeitnehmer bei der Angabe der Zeitdauer, in der sie sich ablenken lassen, eher untertreiben. Deshalb variieren die Zahlen von 30 Minuten bis zu vier Stunden täglich - abhängig von der Studie und den Befragten.

Vielleicht. Durch die Technologie haben wir einen ständigen Fluss an neuer Information. Egal, ob du Werbe-Mails liest, die neuesten Nachrichten und Trends durchforstest oder auf sozialen Medien mit anderen interagierst – du nimmst massenhaft neue Inhalte auf. Du weißt nie, woher die Inspiration für deine nächste große Idee kommen könnte und wenn du dich so breit gefächert informierst, könnte der richtige Funke dabei sein.

Ist Technologie eher Ablenkung als ein Werkzeug für die Produktivität? Wir glauben, dass die Antwort darin liegt, wie du die Technologie verwendest und wie du neue Tools integrierst, um die Effekte konstanter Ablenkung zu bekämpfen. Es gibt mehrere Strategien, die du nutzen kannst, um Technologie bestmöglich zu nutzen:

1. Setze klare Grenzen und Zeitpläne: Blockiere dir bestimmte Zeiten über den Tag hinweg, um deinen E-Mail-Posteingang zu checken. Vielleicht genügen je 30 Minuten am Morgen und am Abend, damit du die meiste Zeit für größere Projekte aufwenden kannst. Informiere auch Freunde und Familie darüber, dass du nur in der Mittagspause auf Textnachrichten antworten kannst. Dadurch verhinderst du einen ständigen Strom an Nachrichten, die wahrscheinlich allesamt gar nicht so wichtig sind.
2. Limitiere die Zeit, die du in sozialen Medien verbringst: Wenn du für deine Arbeit auf bestimmten Sozialen Medien unterwegs sein musst, achte darauf, deine Zeit bewusst zu verwenden und bei deinen Aufgaben zu bleiben. Setze dir auch hier wieder ein Zeitfenster von 20-30 Minuten für die Aufgaben, die du in den sozialen Medien erledigen musst, damit du danach mit freiem Kopf zu anderen Projekten übergehen kannst.
3. Verwende die richtigen Tools: Es gibt auch einige Tools auf dem Markt, die dir bei der Vermeidung von Ablenkung helfen können und durch die du bei der Sache bleibst. Dazu gehört zum Beispiel unser Zeiterfassungstool ZEI°. Mit ZEI° kannst du erfassen, wie viel Zeit du mit bestimmten Aufgaben verbringst, ohne deine Konzentration oder den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Da ZEI° ein physisches Gerät ist, das du einfach nur umdrehen musst, um mit der Aufzeichnung einer Aktivitäten zu beginnen oder zu enden, musst du nicht mit einer Software interagieren. Dadurch verringert sich das Risiko, dass du abgelenkt wirst.

Ja, Technologie kann eine Ablenkung sein, die deine Produktivität verringert. Technologie hat jedoch unseren Arbeitsplatz unglaublich modernisiert, und effizienter und zugänglicher gemacht als je zuvor. Wir glauben, der Trick liegt darin, die Technologie richtig zu verwenden, damit man sich nicht schneidet - wie mit jedem zweischneidigen Schwert.