Die Anwendung wandelt physische und digitale Dokumente per OCR in ein durchsuchbares digitales Archiv um, kategorisiert Dokumente automatisch und macht umfangreiche Papierarchive überflüssig.
Zentrale Funktionen:
- OCR-Texterkennung für gescannte Dokumente
- Automatische Verschlagwortung und Kategorisierung eingehender Dokumente
- Volltextsuche über den gesamten Dokumentenbestand
- Consume-Ordner und E-Mail-Posteingang für automatischen Dokumenteneingang
Für Agenturen bietet Paperless-ngx eine strukturierte Lösung für das interne Dokumentenmanagement: Eingehende Rechnungen, Verträge und Projektunterlagen lassen sich automatisch einlesen, klassifizieren und per Volltextsuche sofort wiederfinden. Durch Korrespondenten und Dokumenttypen kann der Schriftverkehr nach Kunden und Projekten geordnet werden. Die E-Mail-Posteingang-Funktion ermöglicht die direkte Anlieferung gescannter Rechnungen ohne manuelle Zwischenschritte. Da OCR vollständig im Container ausgeführt wird, sind keine externen Erkennungsdienste erforderlich.
Bei mittwald läuft Paperless-ngx als self-hosted Container in deutschen Rechenzentren; alle archivierten Dokumente bleiben in der eigenen Infrastruktur — ein wichtiger Aspekt für den DSGVO-konformen Umgang mit Rechnungen und Vertragsdokumenten. Dieses Template enthält Paperless-ngx zusammen mit PostgreSQL, Redis, Gotenberg und Tika und ist sofort einsatzbereit. Da keine nutzungsabhängigen Lizenzkosten anfallen, lässt sich die Lösung auch bei steigendem Dokumentenvolumen wirtschaftlich betreiben.
