5 ToDo-Tools für Agenturen, die Spaß machen

Dort wo mehrere Menschen an einem Projekt arbeiten, ist Aufgabenzuweisung wichtig. Manche Agenturen setzen dabei auf Planung mit Lego, andere machen es bei der täglichen Boardrunde, wieder andere organisieren so gut wie alles über E-Mails. Heute möchten wir euch fünf ToDo-Anwendungen vorstellen, die in eurer Agentur vielleicht fehlen.

  1. Das Team im Fokus mit Basecamp
  2. Remember The Milk
  3. Alles in einem: Revolver
  4. Wunderlist für Agenturen?
  5. Darf nicht vergessen werden: Trello
  6. Drei Regeln, damit ToDo-Anwendungen in Agenturen funktionieren

Die Anwendung soll einfach sein. Wenig Zeit in Anspruch nehmen. Innovativ sein. Idealerweise Spaß machen. Nun, lasst uns ehrlich bleiben: Der Spaßfaktor hängt natürlich auch von der dazugehörigen Aufgabe ab. Aber mit der passenden ToDo-Verwaltung ist ein wichtiger Grundstein gelegt. Hier sind unsere fünf Empfehlungen für euch, einige vielleicht schon bekannt, andere beinah vergessen, manch eine vielleicht aber neu.

Das Team im Fokus mit Basecamp

Ich erinnere mich vor, wenn ich mich nicht irre, mehr als 10 Jahren das erste Mal mit Basecamp gearbeitet zu haben, damals noch in einer älteren Version. Heute verfügt Basecamp über einige spannende Funktionen mehr und hat in den letzten Jahren eine enorm positive Entwicklung durchgemacht.

Es passiert in einer Agentur schnell, dass zwischen Projekten, Deadlines und dem alltäglichen Stress das wichtigste Gut untergeht: Menschen. Basecamp arbeitet bewusst mit einem lockeren System, wo zwar ToDos und Deadlines eingetragen werden können, aber Chats, Gruppennachrichten und Kommentarfunktionen eine große Rolle spielen.

Die Startseite, die User nach dem Login in Basecamp sehen. Eine saubere Unterteilung zwischen Teams und Projekten.

Basecamp erlaubt natürlich auch das, worum es in diesem Artikel geht: ToDos anlegen. An die ToDos lassen sich Dateien anhängen, Deadlines definieren sowie Zuständigkeiten eintragen.

Eine nette Funktion, die den sozialen Faktor von Basecamp hervorhebt, sind automatisierte Gruppenfragen. Je nach gewünschter Frequenz lassen sich Fragen täglich, wöchentlich oder monatlich abfragen. Ideal, um z. B. abzufragen was heute erledigt wurde, welche Themen am nächsten Agentur-Meeting besprochen werden sollen oder was nächsten Monat in der Snack-Bar nicht fehlen darf.

Fazit: Insgesamt begeistert Basecamp mit seinem Fokus auf Teams und Mitarbeiter. Mehr als „nur“ ein ToDo-Verwalter und damit ideal für jede Agentur, die Sorge hat sich im Alltag zu sehr in der Arbeit zu verlieren.

Remember The Milk

Ich liebe es, wenn Entwickler nicht nur an die groben Funktionen, sondern auch die kleinen Extras denken. Remember The Milk ist eine bekannte ToDo-Anwendung, an der scheinbar Entwickler mit dem Blick fürs Detail arbeiten.

Ich schrieb, eine wichtige Funktion für ToDo-Anwendungen sei die einfache Nutzung. Remember The Milk verfügt über einige Extras, die eben das ermöglichen. Mit „Smart Add“ lassen sich Aufgaben schnell einem bestimmten Tag in der Woche zuordnen, mit Subtasks ausstatten und, was in einer Agentur nicht fehlen darf, mit anderen teilen.

Praktisch: Remember The Milk erlaubt Erinnerungen per E-Mail, auf dem Smartphone, Twitter und einige mehr.

Spannend wird es, wenn man nicht nur Remember The Milk einsetzt, sondern die Kombination mit weiteren Diensten sucht. So ist eine Kombination mit Evernote, Twitter, Google Calendar und mehr machbar. Möglich ist auch die Synchronisierung mit Microsoft Outlook.

Wichtig ist es dabei zu verstehen, dass Remember The Milk eher von der persönlichen ToDo-Verwaltung ausgeht, anders als Basecamp, wo die Team-Nutzung im Vordergrund steht. Somit ist die Anwendung für solche Agenturen ideal, wo Mitarbeiter recht eigenständig arbeiten und nicht jedes Projekt von festen Teams bearbeitet wird.

Fazit: Remember The Milk enthält alle Funktionen, die eine Agentur zur Verwaltung von ToDo’s benötigt. Die einfache Bedienung, Anbindung an bekannte Drittanbieter-Anwendungen sowie die Smart-Add-Funktion sprechen für sich.

Alles in einem: Revolver

Revolver ist eigentlich zu mächtig, um in einer Liste von ToDo-Anwendungen aufgenommen zu werden. Das Programm in der Version 8 versteht sich als Agentursoftware, was bei der Gestaltung von Druckpapier anfängt, über die Rechnungserstellung, Zeiterfassung und Reports bis hin zu der eigentlichen Projektverwaltung und -planung geht.

Mehrere Mitarbeiter können in der Software Projekte erstellen, mit Deadlines versehen, Aufgaben zuweisen und die dafür benötigten Stunden protokollieren. Damit geht Revolver einen guten Schritt weiter als die hier vorgestellten Dienste, gewinnt damit aber auch an Komplexität und Einarbeitungszeit.

Dieses zentrale Planen und Arbeiten in einer Software dürfte vor allem für größere Agenturen interessant sein, die mehr Übersicht für ihren Alltag gewinnen wollen.

Ein Ausblick auf die kommende Version Revolver 9 (© Revolver.info)

Wer sich für Revolver als Anwendung interessiert, sollte sich auf der Webseite auch die in Entwicklung befindliche Version 9 ansehen. Diese bietet unter anderem Chat-Funktionen, Anbindungen an über 300 Drittanbieter-Anwendungen und einiges mehr.

Fazit: Revolver ist als Agentursoftware ideal, wenn es um eine Umstellung der Projektplanung an sich geht. Wer „nur“ Aufgaben verwalten will, wird in Revolver zu viele Funktionen finden.

Wunderlist für Agenturen?

Wunderlist machte sich als ToDo-Hilfe für Privatpersonen einen Namen. Die 2015 von Microsoft aufgekaufte Anwendung hält jedoch auch einige Funktionen für Agenturen bereit, wofür die über 50.000 Unternehmen sprechen, die den Dienst ebenfalls verwenden.

Für den Einsatz in Agenturen spricht, dass Wunderlist das Verwalten von Aufgaben in Listen ermöglicht und eben diese Listen mit Mitarbeitern geteilt werden können. Daneben lassen sich mehrere Listen in einen Ordner zusammenfassen, was das Verwalten von größeren Projekten ermöglicht.

Egal ob Smartphone, Tablet oder Notebook: Wunderlist ist immer dabei. © Wunderlist.com

Ein großer Vorteil von Wunderlist ist, dass die Anwendung bereits von vielen Menschen privat genutzt wird. Die Umgebung ist also bekannt und das Einarbeiten fällt leicht.

Damit Aufgaben nicht doch mal schnell auf dem Notizzettel oder als E-Mail irgendwo im Postfach landen, haben die Entwickler von Wunderlist ihren Dienst auf zahlreiche Plattformen gebracht. Egal ob als Erweiterung im Browser, auf dem Android- oder iOS-Smartphone: Wunderlist ist immer dabei.

Wunderlist ist über verschiedene Wege erreichbar. © Wunderlist.com

In Wunderlist lassen sich Aufgaben mit verschiedenen Informationen erweitern. So ist eine Zuweisung an Personen möglich, ebenso das Hinterlassen von Notizen, Arbeiten mit Anhängen und das Verfassen von Kommentaren.

Fazit: Wunderlist bietet mit vielen Funktionen unkomplizierte ToDo-Verwaltung an. Da die Anwendung bereits von einigen Privatpersonen benutzt wird, dürfte die Einführung in der Agentur leicht fallen.

Darf nicht vergessen werden: Trello

Ich weiß: Wir alle kennen Trello. Doch ich behaupte nicht alle Agenturen haben dem simplen wie mächtigen Tool eine Chance gegeben und kennen wichtige Funktionen.

Trello organisiert sich in Boards und Karten auf diesen Boards. Vergleichen lässt sich das mit mehreren Whiteboards, auf denen Metaplankarten von einer Spalte zur anderen geschoben werden.

Trello geht jedoch weiter. Jede Karte lässt sich mit Notizen, Deadlines, Anhängen, Checklisten und einiges mehr erweitern. Ihr müsst wissen: Ich liebe Trello :-).

Ich sagte, dass vermutlich nicht jede Agentur mit sämtlichen Funktionen von Trello vertraut ist. Neben den beschrieben bietet Trello noch folgende, für die aber entweder ein Premium- oder Gold-Account benötigt wird:

  • Karten mit Abstimm-Funktion erweitern
  • Verbinden der Karten mit zahlreichen Drittanbieter-Anwendungen (z. B. Evernote, Dropbox, GitHub, Google Drive, MailChimp, Slack und einige mehr)
  • Verwalten der ganzen Organisation in mehreren Teams und dazugehörige Boards

Und wieder: Diese Funktionen scheinen simpel, können aber den Alltag mit seinen zahlreichen Aufgaben enorm erleichtern.

Fazit: Überall dort, wo man in Agenturen bislang keine ToDo-Verwaltung führte, macht sich Trello gut. Das Kartensystem ist sehr intuitiv und dürfte dem einen oder anderen vom Whiteboard mit Zetteln und Magneten bekannt sein. Auch erfahrene Anwender finden praktische Funktionen, die ihnen dauerhaft helfen.

Drei Regeln, damit ToDo-Anwendungen in Agenturen funktionieren

Soviel zu den ToDo-Verwaltern selbst. Was aber tun, wenn ihr einen ausgewählt habt?

Ich empfehle euch die folgenden drei Regeln zu Herzen zu nehmen, damit die Integration und das Arbeiten mit der gewählten Anwendung auch dauerhaft funktioniert.

  1. Bietet eine Einführung an: Für manche wird eine Anwendung wie Trello selbsterklärend sein. Andere werden sich überfordert fühlen und doch wieder zur Zettelwirtschaft greifen. Setzt daher auf eine Einführung, wo ihr jedem erklärt, wie die Anwendung funktioniert, welche Funktionen wichtig sind und wie sie genutzt wird. Egal ob nun jahrelanger Programmierer oder Praktikant.
  2. Bindet die Anwendung in den Alltag ein: Wenn sämtliche Aufgaben z. B. über Wunderlist organisiert werden sollen, muss die Anwendung auch im Alltag auftauchen. Ob nun bei der morgendlichen Runde, beim Mitarbeitergespräch oder der Planung eines neuen Projekts. Kein „Ich schreib das mal kurz in mein Notizbuch“, sondern das direkte Eintragen in Wunderlist muss gepflegt werden.
  3. Nutzt die Anwendung: Klingt komisch, oder? Aber wenn ihr persönlich, die ihr eine ToDo-Anwendung eingeführt habt, sie nicht intensiv nutzt, werden es die anderen auch nicht tun. Also schreibt keine E-Mails mehr mit „Ich hab hier eine Aufgabe für dich“, sondern hinterlasst einen Eintrag auf Remember The Milk und weist die Aufgabe der Person zu. Bei der richtigen Konfiguration wird sie per E-Mail darüber informiert.

Soweit unsere Tipps für eure ToDo-Verwaltung. Wir wünschen viel Erfolg beim produktiven Arbeiten!

Kommentare

  1. Gravatar
    FS am

    Revolver 9 ist seit fünf Jahren in der Entwicklung. Ich glaube wirklich nicht mehr dran, dass es das jemals geben wird….

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  2. Gravatar
    Christoph am

    Vielen Dank für deinen Artikel, Viktor!

    Ein paar Anmerkungen aus meiner persönlichen Erfahrung möchte ich an dieser Stelle gerne machen, weil wir einige der erwähnten Tools bei uns im Unternehmen nutzen oder in Verwendung hatten.

    Revolver Office ist meiner Erfahrung nach sehr mit Vorsicht zu genießen. Ich kenne die Software gut, weil sie bei uns im Unternehmen bereits seit über sechs Jahren eingesetzt wird. Insgesamt sieht Revolver Office zwar vielversprechend aus, allerdings haben wir im täglichen Einsatz immer wieder mit Problemen zu kämpfen, aufgrund derer ich grundsätzlich vom Einsatz dieser Software abraten würde.
    Vielleicht ein Beispiel: Es kann passieren, dass eingegebene Texte in Feldern (z. B. der Beschreibungstext einer Zeiterfassung) beim erneuten Bearbeiten verschwinden und durch einen Mustertext ersetzt werden.
    Über die (zumindest bei uns – trotz Gigabit-LAN) eher mittelmäßige Performance der Software oder darüber, dass bereits seit einigen Jahren Revolver 9 angekündigt wird, ohne, dass uns der Hersteller bisher sagen konnte, wann es soweit ist, möchte ich mich gar nicht weiter äußern. Meine Meinung zu Revolver Office: die Grundidee der Software ist gut, allerdings offenbart sie im Agenturalltag viele Schwächen, die den Umgang unnötig erschweren.

    Wunderlist ist ein geniales Tool, das ich selbst seit vielen Jahren beruflich und privat nutze. Es sei allerdings anzumerken, dass Wunderlist inzwischen von Microsoft übernommen wurde und die Macher der Software vor kurzem eine erste Preview von „Microsoft To-Do“(https://todo.microsoft.com/de-de/) rausgebracht haben. Wunderlist wird daher nicht mehr um neue Funktionen erweitert werden. Das Team ließ inzwischen verlauten, dass Wunderlist eingestellt wird, wenn die besten Funktionen aus Wunderlist in To-Do umgesetzt wurden (https://www.wunderlist.com/blog/your-preview-of-microsoft-to-do/).
    Da es einen Importer gibt, ist es sicherlich kein Problem, heute mit Wunderlist zu starten (bzw. es weiter zu verwenden) und zu einem späteren Zeitpunkt auf Microsoft To-Do umzusteigen. Falls man zum Start nicht so viele Funktionen benötigt, könnte man auch mit der grundsoliden Basisfunktion von der aktuellen To-Do-Version glücklich werden. :-)

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    1. Gravatar
      Matthias am
      Auch wir haben Revolver seit einigen Jahren im Einsatz. Neben den schon erwähnten Performance- und Usability-Problemen macht zusätzlich das Arbeiten im antiquierten UI (z.B. nicht retina-ready) das ganze auch nicht leichter.

      Revolver 8 wäre für mich deshalb in der Form nicht (mehr) empfehlenswert. Trotz des z.B. wirklich netten Support-Teams. Zum Thema Revolver 9 hingegen ist seit einiger Zeit auf allen Kanälen komplett still geworden. FB, Twitter und Blog haben seit über 6 Monaten überhaupt keine Neuigkeiten mehr. Eine gute Informationspolitik, auch wenn es bei der Entwicklung der neuen Software evtl. nicht rund läuft, sieht einfach anders aus.

      Revolver ausprobieren? Wir bereiten im Moment aufgrund der ungewissen Weiterentwicklung den Umstieg vor.
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