Unser Weg zur flexiblen Arbeitswelt: Raumgestaltung – Teil 2

Weiter geht’s mit unserer Blogreihe „Unser Weg zur flexiblen Arbeitswelt“. Im ersten Artikel habe ich unsere Ausgangslage sowie unser Ziel beschrieben. Heute gehts um die verschiedenen Phasen der Umsetzung. 

  1. Arbeitsgruppe Understand
    1. Tagebuch führen
    2. „Understand-Boards“
    3. Open-Space ist nicht optimal
  2. Ein kurzer wissenschaftlicher Exkurs: Die Illusion des Open-Space-Büros
    1. Die Ergebnisse der Studien gehen mit unseren Beobachtungen einher
  3. Arbeitsgruppe Inspire
  4. Das Zusammenkommen der Arbeitsgruppen
  5. Und manchmal muss es schnell(er) gehen

Da wir in FLUX Selbstorganisation sowohl team- als auch abteilungsübergreifend arbeiten, wurde uns direkt am Anfang unseres Weges eines klar: Jede*r geht an anders an das Thema heran. Während die einen bereits in kreativen Bildern denken und sprechen, möchten die anderen zunächst die Bedürfnisse der Nutzer*innen evaluieren. Das haben wir für uns genutzt. Wir haben die Arbeitsgruppe zu Beginn nach Präferenzen der Teilnehmer*innen in zwei aufgeteilt. Entstanden sind die Gruppen „Understand“ und „Inspire“.

Arbeitsgruppe Understand

Die Arbeitsgruppe Understand hat sich intensiv mit den Anforderungen und Bedürfnissen der Mittwälder*innen an ihre Arbeitsumgebung auseinandergesetzt. Ziel: Das Arbeiten in unseren bestehenden Räumen zu reflektieren. Dabei ging es ebenso um die Zusammenarbeit im jeweiligen Team sowie die Schnittstellen zu anderen Teams.

Tagebuch führen

Konkret bedeutet das: Die Arbeitsgruppe hat Tagebücher an Kolleg*innen aus jedem Team verteilt. Eine Woche lang haben sie Tagebuch geführt und ihre Beobachtungen geschildert. In welchen Arbeitsmodi arbeite ich? Wie würde ich optimalerweise arbeiten? Was gefällt mir gut? Und wo sehe ich Veränderungspotenzial?

„Understand-Boards“

Aus den vielen Daten hat Understand pro Abteilung ein „Understand-Board“ erstellt. Das zeigt die aktuellen Herausforderungen und Bedürfnisse der jeweiligen Kolleg*innen. Zugleich wurde deutlich, was bereits sehr gut gelöst ist. Um aus den gewonnenen Daten handfeste Erkenntnisse zu erhalten, hat die Gruppe Workshops mit Vertretern der jeweiligen Abteilungen durchgeführt sowie die Abteilungsleiter*innen nach ihren Einschätzungen gefragt.

Open-Space ist nicht optimal

Das Ergebnis: Die Situation im Open-Space ist für viele Mittwälder*innen nicht optimal. Es fällt ihnen schwer, sich auf Themen zu fokussieren und die Phase der tiefen Konzentration aufrechtzuerhalten. Hinzu kommt, dass sie sich mit ihren Kolleg*innen nicht laut austauschen möchten, da sie befürchten, wiederum andere in ihrer Konzentration zu stören.

Ein kurzer wissenschaftlicher Exkurs: Die Illusion des Open-Space-Büros

Die Logik hinter Open-Space-Büros scheint einfach: Je offener und näher Menschen im Büro zusammensitzen desto besser die Zusammenarbeit. Sie tauschen sich mal eben aus und jedes Teammitglied ist stets informiert.

 

Mittlerweile bestätigen Studien das, was viele von uns bereits gespürt haben: Großraumbüros fördern eben nicht den Austausch und die Arbeit im Team – im Gegenteil. Die Studien von Ethan Bernstein (Harvard Business School) und Stephen Turban (Harvard University) zeigen deutlich, dass Großraumbüros die persönlichen Interaktionen zwischen Kollegen nicht fördern, sondern sie sogar behindern.  

Die Face-to-Face Kommunikation zwischen Kolleg*innen im Open-Space nahm im Vergleich zur Kommunikation während der Arbeit an Schreibtischen, die zu allen Seiten mit Stellwänden versehen waren, signifikant ab (um ca. 70 %). Gleichzeitig stieg die elektronische Interaktion. Kurz gesagt: Anstatt zusammen zu kommen und Themen gemeinsam zu erörtern, führte die offene Raumgestaltung dazu, dass sich soziale Interaktionen ins Digitale übertragen haben. Warum die Mitarbeiter*innen ihr Kommunikationsverhalten schlagartig verändert haben, offenbaren die Studien nicht.

Die Ergebnisse der Studien gehen mit unseren Beobachtungen einher

Spannend ist, dass sich die Ergebnisse der Studien mit den Beobachtungen vieler Mittwälder*innen deckt. In den Workshops mit den verschiedenen Abteilungen wurden bereits Lösungsideen entwickelt – dazu in einem meiner nächsten Beiträge mehr.

Arbeitsgruppe Inspire

Die Arbeitsgruppe Inspire hat den Blick in die Zukunft gewagt und ein kreatives Zukunftsbild gezeichnet. Die Ideen hat die Gruppe – losgelöst vom Status quo – mithilfe von Bildern in ein Mood-Board übertragen. Eingeflossen sind hier sechs New-Work-Prinzipen, die in Zukunft auch durch die Raumgestaltung gefördert werden sollen: Network, Teamwork, Creativity,  Wellbeing, Agility und Identity. Zu diesen Prinzipen, die wir aus dem Playbook adaptiert haben, hat Inspire Bilder gesammelt. Das Playbook schlägt bereits Raumkonzepte für die Förderung verschiedener Prinzipien vor und erläutert anschaulich Vor- und Nachteile dieser. 

Mood Board für die flexible Arbeitswelt beim Webhoster Mittwald.

Auszug aus dem Mood-Board, New Work Prinzip Network

Das Zusammenkommen der Arbeitsgruppen

Die Ergebnisse beider Arbeitsgruppen haben wir uns im Rahmen eines gemeinsamen Workshops vorgestellt, diskutiert und weiterentwickelt. Besonders schön: Inspire hat bereits Lösungsideen für genau die Herausforderungen entwickelt, die Understand gesammelt hat.


Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus Understand und den kreativen Ideen aus Inspire zeichnen wir nun die Bürolandschaft Mittwalds flexibler Arbeitswelt. Dazu werden wir uns in Kleingruppen zusammenfinden, um Raumkonzepte für die verschiedenen Bereiche zu entwickeln.

Mittwald gestaltet sein Raumkonzept neu und flexibel.

Und manchmal muss es schnell(er) gehen

Im Rahmen des Workshops haben wir zudem akute Herausforderungen thematisiert, die meist im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie stehen. Ein Beispiel: die Kapazität der Besprechungsräume, die aufgrund der Corona-Abstandsregelungen drastisch reduziert worden. So fehlt derzeit Raum für gute Dailys. Diese und ähnliche Herausforderungen haben wir gesammelt und mit Ansprechpartnern versehen, die sich nun darum kümmern.

 

Wie genau die Raumkonzeption erfolgt, zeige ich euch im nächsten Blog-Beitrag dieser Reihe.

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