Mittwald Backstage: Buchhaltung

Mittwald Backstage: Buchhaltung

Dass es in der Buchhaltung durchaus vielfältig und spannend zugeht, erfahrt ihr heute im Blog. Christiane berichtet von den vielfältigen Tätigkeiten und Ihrem dreiköpfigen Team.

buchhaltung Christiane Dohmen

Was sind denn eure täglichen Aufgaben in der Buchhaltung und wie stellt ihr euch hierfür in der Buchhaltung auf?

In der Buchhaltung sind wir mit drei Personen (eine Vollzeitkraft und zwei Halbtagskräfte) an der buchhalterischen Front. Außerdem haben wir noch den Einkauf. Das macht bei uns Kirsten. Die anderen Aufgaben teilen sich eigentlich ganz klassisch, auf wie in fast jeder anderen Buchhaltung auch:
Karin ist für die Kreditoren,
also alle unsere Lieferanten, zuständig. Sie bucht und bezahlt die bei uns eingehenden Rechnungen und unterstützt mich bei vielen Aufgaben im Lohnbereich.
Swantje ist komplett für unsere Kunden da, also für die Debitoren. Sie bucht täglich die Ausgangsrechnungen und die Zahlungseingänge. Wir bieten unseren Kunden ja auch den Service, dass Sie sich um den Ausgleich ihrer Rechnungen nicht selber kümmern müssen. Das heißt: Wer seine Bankverbindung hinterlegt, der bekommt Gutschriften automatisch überwiesen und Rechnungen ziehen wir bequem per Lastschrift ein. Auch diese Aufgabe übernimmt Swantje täglich. Leider hat sie auch die unschöne Aufgabe, Mahnungen zu verschicken, für den Fall, dass auf eine Rechnung keine Zahlung eintrifft. Wir versuchen immer, so kulant wie möglich zu sein, aber in manchen (zum Glück sehr wenigen) Fällen lässt es sich auch nicht vermeiden, dass Swantje mit einem Inkassobüro zusammenarbeiten muss.

Meine Aufgaben sind sehr unterschiedlich und vielfältig. Zum einen die klassischen Finanzbuchhaltungsaufgaben, ich erstelle z. B. unsere Monatsabschlüsse und zum Jahresende auch den Jahresabschluss. Ich bin dafür verantwortlich, unsere Liquidität zu planen und ständig im Auge zu behalten.

Auch habe ich viele Controlling-Aufgaben, was eben genau das heißt: Ich kontrolliere viel. Zum Beispiel, wenn es darum geht, was Mittwald für das Jahr geplant hat. Auch hier kontrolliere ich, was geplant wurde und was wirklich eingetreten ist. Für Abweichungen suche ich Gründe und Erklärungen, und versuche natürlich, daraus Rückschlüsse für Folgejahre zu ziehen. So wollen wir sicherstellen, dass wir immer ein verlässlicher Partner sein können und auch sein werden. Ich bin Ansprechpartner für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer und kümmere mich um die Umsetzung von gesetzlichen Änderungen.

Ebenso bin ich für die Gehaltsabrechnung zuständig. Das freut natürlich hauptsächlich die Kollegen von Mittwald. :-)

Statistiken zu führen, ist auch eine wichtige Aufgabe. Das klingt zwar langweilig, ist aber enorm wichtig, denn so erkennt man Entwicklungen und Tendenzen, die ausschlaggebend sein können.

Ein weiterer buchhalterischer Aufgabenbereich ist der Einkauf, den Kirsten für uns abwickelt. Für jedes Unternehmen ist es wichtig, schon beim Einkauf darauf zu achten, Kosten zu sparen und günstig nur die beste Qualität zu erwerben. Dies kommt nicht zuletzt unseren Kunden zugute, denn so können wir die beste Qualität zu einem fairen Preis anbieten. Aber auch was unseren Neubau des Bürogebäudes angeht, unterstützt der Einkauf bei den Verhandlungen und der Lieferantenauswahl.

Also, ihr seht, viele verschiedene, spannende und anspruchsvolle Aufgaben warten täglich auf uns.

Hast Du in der Buchhaltung Kontakt zu Kunden?

Einen direkten Kundenkontakt haben wir in der Buchhaltung und im Einkauf nicht. Dies ist auch so gewollt, denn schließlich werden unsere Mitarbeiter im Kundenservice regelmäßig geschult, um kompetenter Ansprechpartner zu sein und unseren gewohnten Service zu liefern. Dies ist bei uns nicht der Fall, daher haben wir immer nur indirekten Kundenkontakt.

In den meisten Fällen sind wir nur dann gefragt, wenn irgendwas nicht ganz rund läuft. Wir kommen oft nur dann dazu, wenn es um Mahnungen, fehlende/falsche Zahlungen oder sogar Inkassofälle geht. Gemeinsam suchen wir dann nach Lösungen. Natürlich versuchen wir möglichst zügig zu helfen und solche Fälle zu klären. Soweit uns das möglich ist, tun wir alles, um kulant zu sein denn auch bei uns wird Service groß geschrieben.

Wir haben natürlich eine entsprechend intensive Zusammenarbeit mit unseren Kollegen vom Kundenservice. Wir klären Sachverhalte möglichst schnell und ohne viel Bürokratie, um auftretende Fragen und Probleme schnell zu klären. Was vielleicht etwas ungewöhnlich ist und nicht ganz selbstverständlich: Wir haben hier nichts mit der Erstellung der Rechnungen zu tun, dies geschieht im Kundenservice. Daher können wir von der Buchhaltung auch leider nicht weiterhelfen, wenn es dort zu Fragen kommt, sondern der Kundenservice ist hier der richtige Ansprechpartner.

Wir versuchen natürlich auch, beim Einkauf die Kundenwünsche so gut es geht zu berücksichtigen und klar im Fokus zu haben. Uns ist klar, wie wichtig Qualität, Zuverlässigkeit und Innovation ist. So wählen wir auch unsere Lieferanten aus, um für unsere Kunden diese wichtigen Voraussetzungen bestmöglich zu gewährleisten.

Welche Schnittstellen hast Du zu den anderen Abteilungen?

Sowohl Buchhaltung als auch der Einkauf haben ständig Schnittstellen zu anderen Abteilungen, ohne uns können die anderen ja gar nicht! :-D

Spaß beiseite. Jede Abteilung kauft etwas ein: Hardware, Büromaterialien, Werbeflächen usw. Kirsten kann mit ihrer Erfahrung und ihrem Verhandlungsgeschick da natürlich eine große Hilfe sein, gerade bei größeren und teuren Anschaffungen. Unser größtes Einkaufvolumen besteht natürlich aus Technik, daher ist hier eine enge Zusammenarbeit mit der Systemadministration und dem Team aus dem Rechenzentrum erforderlich. Aber auch andere Abteilungen unterstützen wir gerne und jederzeit.

Auch im Buchhaltungsbereich haben wir viel mit den Kollegen zu tun. Alle, die etwas einkaufen, müssen ja zum Beispiel zu uns kommen, damit wir ihre Rechnungen bezahlen.

Am Monatsende bekommen dann alle Abteilungsleiter ihre Monatszahlen von mir im Überblick geliefert, um sicherzustellen, dass alles seine Richtigkeit hat. Diese Kontrolle kommt natürlich nicht immer so gut an, ist aber erforderlich, denn mittlerweile sind wir so groß geworden, dass Kontrolle auch ein wichtiger Bestandteil unserer täglichen Arbeit geworden ist.

Mit der Anwendungsentwicklung habe ich immer dann Berührungspunkte und mache mich unbeliebt, wenn mal etwas im System nicht funktioniert. Oder noch besser, wenn die Steuergesetze sich ändern und ich die Änderungen umgesetzt haben muss. Meine Themen sind meist immer kompliziert, lästig, nicht leicht verständlich und – leider – für viele auch langweilig.

Nun ja, und da wir die Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeiter machen… sind wir natürlich die wichtigste und beliebteste Abteilung der ganzen Firma. :-)

Buchhaltung, Controlling, Finanzen, das klingt für viele ja ziemlich trocken. Welche Tätigkeiten gefallen Dir am besten in der Buchhaltung und warum?

Oh, ich mag wirklich alle meine Tätigkeiten, ob du das glaubst oder nicht! Das Schöne an Zahlen und der Buchhaltung ist ja, dass wir klare Regeln, Wahlrechte und Lösungen haben. Eine Antwort ist heute so und morgen auch noch!

Was ich auch schön finde, ist, dass eigentlich immer was passiert: Es ändert sich was, neue Regeln, Gesetze, irgendwas funktioniert so wie es war nicht mehr. Das sind immer neue Herausforderungen. Ständig muss man sich weiter bilden und Neues lernen, das macht Spaß und wird nie langweilig. Selbst meine Statistiken: Das Pflegen ist manchmal müßig, aber wenn jemand mit einer Frage um die Ecke kommt und du kannst ihm gleich die Antwort geben, weil deine Tabellen und Aufzeichnungen jede Antwort beinhalten, sowas ist schon schön für mich.

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